Tips voor remote projectmanagement

Werken op afstand is nu aan de orde van de dag in grote en kleine organisaties, en het gaat niet meer weg. Maar hoewel remote teams veel voordelen hebben voor zowel werknemers als bedrijven, zijn er ook uitdagingen. Vooral als het gaat om remote project management (projectmanagement op afstand) in verschillende teams en afdelingen. 

Het beheren van projecten tussen afdelingen kan zelfs intern lastig zijn. Van het jongleren met verschillende teamprioriteiten, persoonlijkheden en agenda's, tot het beheren van de communicatie met meerdere stakeholders, is het gemakkelijk om zaken uit het oog te verliezen. Als je daar afstand en verschillende agenda's bij optelt, worden die problemen alleen nog maar groter. 

Maar het managen van remote teams hoeft geen opgave te zijn, en met de juiste tools en processen kunnen je remote projecten net zo productief, efficiënt en succesvol zijn als de projecten die je intern uitvoert.

Dus hoe manage je een team op afstand?

In deze post behandelen we de unieke uitdagingen en voordelen van remote teams en delen we tips voor remote project management. 

Voordelen van werken op afstand met remote teams

Werken op afstand kan een zegen zijn voor zowel werknemers als bedrijven. Bedrijven die thuiswerken omarmen, zien de volgende resultaten: 

• Hogere productiviteit. Nu het werken op afstand het laatste jaar is toegenomen, zijn de resultaten duidelijk: remote teams zijn over het algemeen productiever en werken meer dan interne teams. Uit een onderzoek van Stanford bleek dat thuiswerken de productiviteit met 13% verhoogt. Dit wordt grotendeels toegeschreven aan stillere werkruimtes, minder afleiding (geen spontane gesprekken meer aan je bureau als Bob langsloopt), en minder pauzes.
   
• Lager personeelsverloop. Werken op afstand is een aantrekkelijke regeling voor werknemers die waarde hechten aan flexibiliteit en autonomie. In feite ontdekte hetzelfde onderzoek van Stanford dat het verloop met 50% daalde en dat de werknemers aangaven tevredener te zijn. En dit gaat over meer dan alleen een feelgood-trend. Tevredenheid en betrokkenheid van werknemers zijn de sleutel tot een goedlopend bedrijf en kunnen op lange termijn winst opleveren voor de bedrijfscultuur en de bedrijfsresultaten.
   
• Minder stress. Als de juiste processen worden ingevoerd, kan werken op afstand leiden tot een beter evenwicht tussen werk en privéleven en tot minder stress. Uit een enquête van FlexJobs bleek dat 86% van werknemers die op afstand werken vindt dat thuiswerken de stress vermindert en 77% vindt dat het bijdraagt tot een betere gezondheid in het algemeen. Dit is goed voor zowel werknemers als werkgevers. Werknemers die gezond en minder gestrest zijn, zijn gelukkiger, productiever, en lopen minder kans op een burnout.
   
• Toegang tot toptalent. Door je organisatie open te stellen voor werknemers op afstand, kun je talent van overal aanboren. Je bent niet langer beperkt tot de talentenpool in je achtertuin en kunt je dus richten op toptalent en dat ontwikkelen, ongeacht waar het zich bevindt. Dit kan niet alleen leiden tot betere prestaties, maar ook tot meer veerkracht, innovatie en diversiteit binnen je organisatie.
   
• Lagere overhead. Door gebruik te maken van een hybride of volledig op afstand werkend personeelsbestand kun je ook flink besparen op overheadkosten. Als je team op afstand werkt, is er minder behoefte aan ruimte voor bureaus, kantoren en vergaderzalen op een fysieke locatie.  

Nadelen van samenwerken op afstand met remote teams

Het managen van een remote team brengt wel een aantal unieke uitdagingen en logistieke hindernissen met zich mee, waar leiders en werknemers goed rekening mee zullen moeten houden om de vele voordelen van werken op afstand te kunnen benutten.

Uitdagingen van remote project-management zijn onder meer:

• Planning en tijdlijnen. Als je team verspreid is, kan het moeilijk zijn om meerdere planningen en tijdlijnen van veraf te coördineren — vooral als je met teamleden in verschillende tijdzones werkt. Je kunt namelijk niet zomaar iedereen even in een vergaderzaal zetten om de details van een project uit te werken of een grote aankondiging aan de zaal te doen. Dit betekent dat belangrijk nieuws of wijzigingen in de planning te laat kunnen komen of zelfs tussen wal en schip kunnen vallen. 
   
• Communicatie. In een onderzoek van Buffer gaf 21% van de werknemers aan dat samenwerken en communiceren de grootste moeilijkheden zijn met werken op afstand. Remote teams kunnen zich gemakkelijk buitengesloten voelen en vastlopen door meerdere communicatiekanalen. Het kan moeilijk zijn om met alle kanalen en meldingen te jongleren, van e-mails en videoconferenties tot Slack en projectmanagement software. 

Effectieve manieren vinden om samen te werken is vooral een uitdaging voor remote teams die zijn aangewezen op groepsbrainstormen en realtime communicatie om samen ideeën te ontwikkelen, beslissingen te nemen, en verder te komen in een project.    

• Verantwoording afleggen. Sommige managers worden nerveus van het op afstand in de gaten houden van de productiviteit en prestaties van hun team. Als je je werknemers niet de hele dag aan hun bureau kunt zien zitten, hoe weet je dan dat ze echt aan het werk zijn? En hoe houd je bij wie wat doet als je allemaal ergens anders bent?
  
  Om een effectieve werkomgeving te garanderen, moeten remote projectmanagers op afstand prioriteit geven aan vertrouwen en manieren om verantwoording af te leggen inbouwen in hun systemen en processen. Alleen zo kun je voorkomen dat de communicatie stukloopt, er conflicten ontstaan, en werk door de vingers glipt.
• Een bedrijfscultuur in stand houden. Kantoorwerk leent zich voor organische gesprekken en helpt vertrouwen opbouwen door persoonlijke contacten. Maar als je teams op afstand werken, verloopt de communicatie vaak via schriftelijke berichten of telefonische vergaderingen, die onpersoonlijk of formeel kunnen aanvoelen. 

Tips voor remote projectmanagement

Hoe manage je, met al deze hindernissen, op afstand een team? Gebruik de volgende tips om goed presterende remote teams samen te stellen en je projecten op schema te houden. 

Stel verwachtingen en doelen 

De meeste problemen met management op afstand kunnen opgelost worden door betere communicatie en transparantie. Om projecten soepel te laten verlopen, moet iedereen op één lijn zitten wat betreft de doelstellingen en samen naar een gemeenschappelijke missie toewerken. 

Om dit te doen, moet je al vroeg en vaak verwachtingen en doelen duidelijk maken. Maak gebruik van schriftelijke communicatie, telefonische vergaderingen en persoonlijke gesprekken om verwachtingen en beleid uit te stippelen over:

• Hoe en waar het team communiceert 
• Wie er verantwoordelijk is voor verschillende taken 
• Wat het doel van het project is 
• Waar de prioriteit van het project met name ligt
• Welke systemen en processen je wilt gebruiken om prestaties te meten en taken te controleren
• Op welke tijden werknemers beschikbaar moeten zijn voor teamgesprekken en algemene kantoorcommunicatie

Door vooraf duidelijk je doelen te stellen en verwachtingen te formuleren, bouw je afstemming op tussen de remote teams en stel je je externe medewerkers in staat om zelfverzekerd en effectief te werk te gaan. 

Geef duidelijke en directe feedback

Je werknemers kunnen geen gedachten lezen, en als je niet persoonlijk samenwerkt, kan het moeilijk zijn om te weten wat goed werkt en waar nog verbetering mogelijk is. 

Houd projecten op schema door feedback duidelijk en direct te communiceren.

• Gebruik tools voor projectmanagement en samenwerking om commentaar te delen en suggesties aan projectdocumenten toe te voegen. Dankzij Lucidspark is het eenvoudig om in realtime samen te werken met remote teams op verschillende afdelingen. Maak gebruik van functies als gekleurde sticky notes, tekenhulpmiddelen, kladblokken en vermeldingen om projecteigenaars te labelen, ideeën uit te wisselen en consensus te krijgen, allemaal vanuit één platform. 
• Maak regelmatig tijd vrij om persoonlijk contact te hebben met je werknemers, om persoonlijke feedback te geven over hun prestaties en mogelijkheden te ontdekken om ze beter te ondersteunen.
• Deel positieve feedback en erkenning voor goed werk in het openbaar. Benadruk individuele en teamoverwinningen op groepschats, in teammails, of tijdens teamvergaderingen. 
• Geef negatieve of opbouwende kritiek onder vier ogen en waar mogelijk 'persoonlijk' via een videogesprek. 

Verzamel feedback en ideeën

Feedback komt idealiter van twee kanten. Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om hun ideeën te delen, suggesties te doen, en samen te brainstormen. 

Vraag je externe teamleden regelmatig hoe het met een project gaat, ontdek welke uitdagingen of problemen de voortgang in de weg staan, en vraag het team om ideeën over hoe die problemen opgelost kunnen worden of hoe bepaalde processen beter kunnen. 

Zorg voor zichtbare en toegankelijke structuur en orde

Om op koers te blijven, is het bij remote projectmanagement van cruciaal belang dat het werk duidelijk gestructureerd en zichtbaar is. Zorg ervoor dat iedereen het projectplan, de opdrachten en de verantwoordelijkheden kan zien. Online project management-tools die gebruikmaken van de cloud, zoals Asana, Wrike en Trello, zijn een prima manier om iedereen bij de les te houden en ervoor te zorgen dat er niets tussen wal en schip valt. 

Vereenvoudig samenwerking op afstand met oplossingen zoals Lucidspark. Het virtuele whiteboard van Lucidspark maakt het teams gemakkelijk om in realtime samen te werken en te brainstormen. Maak gebruik van kant-en-klare sjablonen om je ideeën te ordenen en input te verzamelen van teamleden, waar ze ook zijn. Voor naadloze communicatie en maximale productiviteit kan Lucidspark worden geïntegreerd met je favoriete project management-tools.   

Vertrouw op je teamleden

Werken met een extern team vraagt vertrouwen. Vermijd de neiging tot micromanagement, want dat zal je werknemers alleen maar irriteren en demotiveren. Als je in plaats daarvan duidelijke processen creëert, verwachtingen en doelstellingen meedeelt, en samenwerking en verbinding tussen de teamleden vereenvoudigt, zul je nog verbaasd staan van hoe veel mensen zich zullen inzetten. 

Remote projectmanagement heeft zijn uitdagingen. Maar als je de juiste processen en plannen op de rails hebt, kun je een team creëren dat vanaf de eerste dag tot het eind toe efficiënt en betrokken is.