Le télétravail est désormais monnaie courante dans les grandes et petites entreprises, et il n’est pas près de disparaître. Mais si les équipes à distance présentent de nombreux avantages, tant pour les employés que pour les entreprises, elles comportent également leur lot de difficultés. C’est notamment le cas lorsqu’il s’agit de gestion de projet à distance entre plusieurs équipes et services. 

La gestion des projets transversaux est toujours délicate, même en interne. Qu’il s’agisse de jongler avec les priorités, les personnalités et les calendriers des différentes équipes ou de gérer la communication entre les différentes parties prenantes, il est facile de s’y perdre. D’autant plus que la distance et les différences d’horaires amplifient ces problèmes. 

Mais la gestion des équipes à distance n’est pas nécessairement une corvée : avec les bons outils et processus en place, vos projets à distance peuvent être aussi productifs, efficaces et réussis que tous les projets internes.

Alors, comment gérer une équipe à distance ?

Dans cet article, nous aborderons les difficultés et les avantages propres aux équipes à distance et nous vous donnerons des conseils pour gérer efficacement vos projets avec elles. 

Avantages de la gestion d’équipe à distance

Le travail à distance peut être un atout pour les employés comme pour les entreprises. Les entreprises qui ont opté pour cette stratégie ont ainsi constaté les avantages suivants : 

• Une amélioration de leur productivité. L’année dernière, le télétravail a explosé, et les chiffres ne mentent pas : les équipes à distance ont tendance à être plus productives et à travailler plus que les équipes internes. Une étude de Stanford a révélé que le travail à domicile augmentait la productivité de 13 %. Ce phénomène est en grande partie attribuable à des espaces de travail plus calmes, à une diminution des distractions (fini les conversations surprises lorsque Gérard passe devant votre bureau) et à une diminution des pauses.
   
• Une diminution du roulement du personnel. Le télétravail attire les employés qui apprécient la flexibilité et l’autonomie. D’ailleurs, la même étude de Stanford a révélé une baisse des taux de départ de 50 %, et les travailleurs ont indiqué être plus satisfaits. Il ne s’agit pas non plus de surfer sur la mode autour du bien-être. La satisfaction et l’implication des employés sont essentielles à la réussite d’une entreprise et peuvent se traduire par des gains à long terme pour votre culture d’entreprise et vos résultats.
   
• Une réduction du stress. Lorsque les bons processus sont en place, le télétravail permet d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et de réduire le stress des employés. Une enquête de FlexJobs a révélé que 86 % des employés qui télétravaillent estiment limiter ainsi leur stress et 77 % pensent que cette modalité contribue à l’amélioration de leur état de santé général. C’est une bonne chose tant pour les travailleurs que pour les employeurs. Les employés en bonne santé et moins stressés sont plus heureux, plus productifs et moins susceptibles de se retrouver en burnout.
   
• Un accès à de meilleurs talents. Ouvrir votre entreprise aux télétravailleurs vous permet d’aller chercher les talents où qu’ils soient. Vous n’êtes plus limité au seul bassin de talents de votre région et pouvez donc cibler et recruter les meilleurs talents, où qu’ils se trouvent. Cela permet à l’entreprise de gagner en performance et lui confère également davantage d’agilité, d’innovation et de diversité.
   
• Des économies plus importantes. En vous dotant d’une main-d’œuvre hybride ou entièrement en télétravail, vous pouvez également économiser beaucoup d’argent sur vos frais généraux. Lorsque votre équipe travaille à distance, vous n’avez pas besoin de disposer d’un lieu physique pour accueillir des bureaux et des salles de conférence.  

Inconvénients de la gestion d’équipe à distance

La gestion d’une équipe à distance pose des difficultés et des obstacles logistiques particuliers que les dirigeants et les employés devront surmonter pour profiter pleinement de ses nombreux avantages.

Les difficultés qui peuvent se présenter sont notamment les suivantes :

• Définir des calendriers et des échéanciers. Lorsque votre équipe est géographiquement dispersée, il peut s’avérer difficile de coordonner plusieurs calendriers et échéanciers à distance, surtout si les membres de votre équipe se trouvent dans des fuseaux horaires différents. En effet, vous ne pouvez pas réunir tout le monde dans une salle de conférence pour régler les détails d’un projet ou faire une grande annonce à toute l’équipe. Cela signifie que les messages importants ou les changements de programme risquent de leur parvenir trop tard ou de se perdre dans un flot d’autres informations. 
   
• Communication. Dans une étude réalisée par Buffer, 21 % des employés ont indiqué que la collaboration et la communication étaient les principales difficultés liées au travail à distance. Et c’est vrai, les équipes à distance peuvent facilement perdre le fil et se sentir étouffées par le flot de communications. Des e-mails aux vidéoconférences en passant par Slack et les logiciels de gestion de projet, il peut être difficile de jongler avec tous les canaux de communications et toutes les notifications. 

Trouver des moyens efficaces de collaborer est particulièrement difficile pour les équipes en télétravail qui doivent réfléchir de manière collective et communiquer en temps réel pour creuser des idées, prendre des décisions et faire avancer un projet ensemble.    

• Responsabilité. Certains managers sont nerveux à l’idée de suivre à distance la productivité et les performances de leur équipe. Lorsque vous ne voyez pas vos employés assis à leur bureau toute la journée, comment savez-vous qu’ils travaillent ? Et comment se souvenir de qui fait quoi quand vous êtes tous loin les uns des autres ?
  
  Avec le télétravail, les chefs de projet doivent placer la confiance au premier plan et axer leurs systèmes et processus sur la responsabilisation des employés afin de créer un cadre de travail efficace. Dans le cas contraire, la communication risque de se rompre, des conflits risquent de faire leur apparition et la qualité du travail risque d’en pâtir.
   
• Entretenir la culture de l’entreprise. Le travail de bureau se prête aux conversations et permet d’instaurer de la confiance entre les personnes grâce au contact direct. Mais lorsque vos équipes travaillent à distance, la communication se fait souvent par écrit ou par visioconférence, ce qui peut sembler impersonnel ou trop formel. 

Conseils pour une bonne gestion de projets à distance

Compte tenu de tous ces obstacles, comment faire pour gérer une équipe à distance ? Suivez les conseils ci-dessous pour monter des équipes à distance performantes et maintenir vos projets sur la bonne voie. 

Définissez des attentes et des objectifs 

La plupart des problèmes peuvent être résolus en améliorant la communication et la transparence. Pour que les projets se déroulent sans encombre, tout le monde doit partager les mêmes objectifs et poursuivre une mission commune. 

Pour ce faire, communiquez les attentes et les objectifs en amont et répétez-les souvent. Recourez à des communications écrites, des visioconférences et des réunions individuelles pour définir les attentes et les politiques concernant les points suivants :

• La manière dont l’équipe doit communiquer et par quel canal 
• Les responsables des différentes tâches 
• L’objectif du projet 
• Les principales priorités du projet
• Les systèmes et processus que vous utiliserez pour gérer les performances et effectuer le suivi des responsabilités de chacun
• Les moments auxquels les employés doivent être disponibles pour effectuer des réunions d’équipe et communiquer avec le bureau général

En clarifiant vos objectifs et en définissant vos attentes dès le départ, vous permettrez à vos équipes à distance d’harmoniser leur travail et d’avancer avec confiance et efficacité. 

Communiquez vos remarques de manière claire et directe

Vos employés ne lisent pas dans les pensées, et lorsqu’on ne travaille pas physiquement ensemble, il peut être difficile de savoir ce qui marche bien et ce qu’il faut améliorer. 

Maintenez vos projets sur la bonne voie en leur faisant part de vos remarques de manière claire et directe.

• Utilisez des outils collaboratifs de gestion de projet pour partager des remarques et ajouter des suggestions à des documents du projet. Lucidspark facilite la collaboration en temps réel avec des équipes transversales et à distance. Profitez de fonctionnalités telles que les post-its de couleur, les outils de dessin, les blocs-notes et les mentions pour identifier les responsables d’un projet, partager des idées et obtenir un consensus, le tout à partir d’une seule et même plateforme. 
• Prenez le temps de régulièrement faire le point avec vos employés en tête-à-tête afin de leur donner un retour personnalisé sur leurs performances et de voir comment mieux les accompagner.
• Exprimez votre satisfaction et félicitez-les publiquement lorsqu’ils font du bon travail. Mettez en avant les victoires individuelles et collectives dans les discussions de groupe, les fils de conversation par e-mail de l’équipe ou lors des réunions. 
• Formulez vos critiques négatives ou constructives en privé et en tête-à-tête, par vidéoconférence dans la mesure du possible. 

Recueillez les remarques et les idées

Les remarques doivent se faire dans les deux sens. Veillez à ce que chacun ait la possibilité de communiquer ses idées, de faire des suggestions et de participer à la réflexion collective. 

Consultez régulièrement les membres de votre équipe à distance pour voir comment se déroule le projet, connaître les problèmes ou les difficultés qui les ralentissent et chercher avec eux comment résoudre ces problèmes ou améliorer les processus. 

Rendez l’organisation visible et accessible

Lorsqu’il s’agit de gérer un projet à distance, il est essentiel que le travail soit clairement organisé et visible pour ne pas faire fausse route. Assurez-vous que le plan du projet, les affectations et les responsabilités sont connus de tous. Les outils de gestion de projet basés sur le cloud comme Asana, Wrike et Trello sont un excellent moyen de garder tout le monde sur le bon chemin et de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet. 

Facilitez la collaboration à distance avec des solutions telles que Lucidspark. Le tableau blanc virtuel de Lucidspark permet aux équipes de travailler de manière collective et d’organiser des brainstormings en temps réel. Tirez parti des modèles prêts à l’emploi pour organiser vos idées et recueillir les idées des membres de votre équipe, où qu’ils se trouvent. Lucidspark s’intègre à vos outils de gestion de projet préférés pour vous garantir une communication fluide et une productivité maximale.   

Faites confiance aux membres de votre équipe

Travailler avec une équipe à distance nécessite de la confiance. Résistez à l’envie de faire de la microgestion, cela ne ferait qu’irriter et démotiver vos collaborateurs. Au contraire, en créant des processus clairs, en communiquant les attentes et les objectifs et en facilitant la collaboration et les relations entre les membres de l’équipe, vous serez surpris par le degré d’implication dont les employés feront preuve. 

La gestion de projet à distance comporte son lot de difficultés. Mais avec les bons processus et plans en place, vous pouvez mettre sur pied une équipe qui restera efficace et impliquée du premier au dernier jour.