Cómo facilitar la toma de decisiones con un equipo híbrido

La forma de trabajar ha cambiado drásticamente en los últimos años. Hemos pasado de unas cuantas personas que podían trabajar fuera de la oficina a un modelo de trabajo verdaderamente híbrido. Puede parecer lo mejor de ambos mundos, pero los equipos híbridos plantean algunas complicaciones particulares, sobre todo en lo que respecta a la toma de decisiones.

Lo creas o no, la toma de decisiones importantes puede ser más complicada con un equipo híbrido que si el equipo es 100% remoto o está completamente en la oficina. Con una plantilla híbrida, es más probable que se compliquen los flujos de trabajo y los patrones de comunicación. Un empleado que va a trabajar puede elegir reunirse con la gente cara a cara para una reunión en lugar de establecer una llamada virtual. Existe la posibilidad de que esa sea una reunión más productiva, pero si no incluyen a sus compañeros virtuales o los actualizan después, pueden crear un vacío de información. De repente, un equipo está tratando de decidir un curso de acción con diferentes grados de información.

Desafíos de la toma de decisiones

El desafío de la toma de decisiones en equipo no es exactamente nuevo. Siempre ha sido un problema lograr que la gente se ponga de acuerdo, incluso cuando estamos todos en la oficina. Sacar adelante un proyecto tiene algunas complicaciones bastante constantes: solicitar comentarios exhaustivos, compartir información y documentar las ideas e inquietudes son las principales prioridades.

Es especialmente difícil en los entornos híbridos porque cuesta más lograr acuerdos. Asegurarse de que todo el mundo tiene la misma información en tiempo real y puede hablar con los demás para evaluar las opciones puede ser difícil. Si tu equipo experimenta alguna de las siguientes situaciones, debes saber que es muy común y que puedes mejorar la situación.

Muchas voces pero solo se escuchan pocas

Siempre hay algunas personas con las que se puede contar para romper el hielo y hablar de inmediato, pero también es valioso obtener la opinión de aquellos que son más introvertidos. Nunca se sabe cuándo alguien tiene una idea que puede cambiar la forma en que el equipo considera una línea de acción.

En las reuniones híbridas, es demasiado fácil que los participantes se escondan detrás de una cámara apagada. Incluso quienes están dispuestos a hablar pueden encontrar que no hay suficiente tiempo en una llamada para hacer sus aportaciones. En los entornos híbridos, hay que buscar otras formas, además de la discusión verbal, de dar opiniones y puntos de vista para aumentar las aportaciones que se reciben y conseguir un debate más rico en torno al mejor curso de acción.

Los participantes no tienen suficiente información para tomar una decisión

Una ubicación central para la información es clave para mantener una buena comunicación en la oficina, independientemente de dónde te encuentres. Cuando los empleados sienten que no tienen suficiente información, son más propensos a posponer la toma de una decisión o el avance de un proyecto. De acuerdo con la Encuesta global de datos y analítica 2016 de PwC, las empresas basadas en datos tienen tres veces más probabilidades de presentar una mejora en su proceso de toma de decisiones.

Disponer de información suficiente, y acceder fácilmente a ella, son factores importantes para el éxito de un proyecto. Por eso, los equipos deben tener una ubicación centralizada, coherente y de fácil acceso para la información. Esto es especialmente importante para el personal híbrido; los trabajadores de la oficina pueden guardar por defecto las cosas en un servidor local en lugar de utilizar un servidor en la nube al que todos puedan acceder. Los equipos deben tener una mentalidad remota antes que nada para mantener un circuito cerrado de comunicación para todos los integrantes del equipo.

Es difícil recopilar y documentar las ideas de todos

Seamos sinceros: las conversaciones en equipo tienden a desviarse y a abarcar más terreno del inicialmente previsto. Eso no quiere decir que la información no sea útil, pero a menudo significa que los resultados y las ideas son confusos, y no está claro cómo la información puede ayudar realmente.

Por ejemplo, un integrante del equipo puede haber identificado un factor de riesgo en el que nadie había pensado o una solución a un problema que no se había considerado previamente. Se trata de buenas ideas, pero no son muy útiles si se pierden en la confusión. Sin una forma confiable de registrar las contribuciones de los integrantes del equipo, se pierde información e ideas valiosas.

También hay que tener en cuenta que las ideas surgen en diferentes momentos. Resulta útil disponer de un espacio virtual en el que los participantes puedan registrar sus ideas durante la reunión y a lo largo del proceso de toma de decisiones. Las herramientas de colaboración visual pueden ayudar a recopilar y organizar las ideas para que todos tengan una perspectiva completa del problema y de las posibles soluciones. 

Prácticas recomendadas para facilitar la toma de decisiones con equipos híbridos

La realidad es que la toma de decisiones híbrida es compleja, pero eso no significa que tenga que ser difícil. A continuación, presentamos algunas medidas que puedes tomar para minimizar los desafíos de la toma de decisiones híbrida y maximizar el valor de las contribuciones del equipo.

Dar voz a todos

Es probable que tengas varias reuniones con distintos asistentes, y puede haber ocasiones en las que no puedas tener a todos en la sala al mismo tiempo. Crea oportunidades de participación sincrónica y asincrónica para que todo el mundo pueda hacer aportaciones cuando le convenga, tanto si puede asistir a una reunión concreta como si no. 

También ayuda ofrecer opciones para compartir ideas más allá del debate en la reunión. Funciones como las notas adhesivas virtuales, los comentarios y las funciones de chat pueden ayudar a los más introvertidos a abrirse. También sirve como espacio para que la gente contribuya si tienen más ideas después de la reunión.

La preparación de calidad va más allá de compartir la información: también se trata de cómo se presenta dicha información. En el caso de decisiones especialmente complejas, conviene organizar la información de dos maneras: proporcionando suficientes detalles para que el personal pueda profundizar en ellos si así lo desea, pero también resumiendo los puntos clave para obtener un resumen que pueda leerse rápidamente y de alto nivel. El software de colaboración visual es una fuente excelente para este tipo de comunicación. No solo ofrece plantillas atractivas, sino también una ubicación central para la información que se actualiza en tiempo real.

Comunicar las opciones

Enmarcar la conversación contribuirá en gran medida a garantizar que los debates que se mantengan en torno a una decisión estén centrados, sean productivos y tengan fundamento. No querrás que los participantes intenten entender todo en el momento, así que lo mejor es exponer las opciones a los integrantes del equipo antes de que se reúnan para ayudar a orientar a todos.

Así, tendrán tiempo para pensar en los pros y los contras antes de la reunión, de modo que puedan contribuir mejor a la conversación. Una matriz de toma de decisiones puede ayudar a cuantificar las ventajas y evaluar cada oportunidad. Con esa información disponible, los equipos pueden acordar lo que es esencial, las compensaciones y las opciones que parecen más viables.

Solicita comentarios

Cuando se hace bien, puede haber margen para que las conversaciones continúen incluso después de una reunión. Es posible que los integrantes del equipo necesiten información adicional antes de tomar una decisión o que hayan tenido una idea genial sobre el proyecto, pero necesitan un lugar para compartir sus ideas con el equipo. Asegúrate de que todos sigan teniendo acceso a los documentos y colaboraciones visuales pertinentes para que puedan volver a consultarlos y aportar cualquier idea o pregunta adicional. 

Recopila y documenta las votaciones

Cuando finalmente llegue el momento de la decisión, tu principal objetivo debe ser la comodidad. Facilita a los participantes la visualización de sus opciones y el registro de sus elecciones. Cuanto más fácil sea, más probabilidades tendrás de obtener una respuesta en el momento oportuno. Para visualizar las opciones fácilmente, utiliza una función de votación en una aplicación de colaboración, que obtendrá resultados rápidamente para que puedas ir a los siguientes pasos.

Documenta los siguientes pasos

A menudo, los equipos se quedan estancados en la fase de concepción porque no hay una comunicación clara para avanzar. No están seguros de cómo proceder y necesitan algún tipo de proceso que les ayude a entender por dónde comenzar. Haz que la transición del concepto a la ejecución sea fluida recopilando la información inicial en un documento de proceso que se pueda compartir. 

Los equipos dispersos e híbridos pueden presentar desafíos únicos para la colaboración y la toma de decisiones efectivas. Sin embargo, con el software de colaboración visual adecuado, es posible crear procesos de colaboración que permitan a tu equipo reunir todas las perspectivas relevantes y tomar decisiones informadas, incluso cuando el entorno de trabajo cambia.