La investigación de Lucid revela una necesidad de mejores herramientas para la colaboración virtual y la productividad ante la pandemia de COVID-19.

La pandemia de coronavirus aceleró drásticamente una tendencia a las fuerzas de trabajo dispersas que ya había empezado a tener movimiento. Esta experiencia confirmó que los equipos remotos pueden funcionar de forma permanente en el panorama empresarial futuro. Las organizaciones aprendieron mucho desde que se vieron obligadas a trabajar a distancia: los empleados adquirieron mayor flexibilidad y las empresas demostraron que pueden adaptarse rápidamente a las necesidades urgentes de los clientes ante un clima volátil y cambiante. 

Esta encuesta explora las actitudes de los gerentes y los trabajadores del conocimiento respecto a dos prioridades críticas de la nueva normalidad: la colaboración y la productividad. Durante la pandemia, a los gerentes les preocupó más la productividad, mientras que la mayor inquietud de los trabajadores fue la colaboración. 

En verdad, la productividad y la colaboración están directamente relacionadas. Aumenta el potencial colaborativo de tu equipo y aumentarás la productividad. La clave para lograr ambos es adoptar flujos de trabajo y procesos ágiles que permitan la iteración, la exploración y una colaboración significativa. 

Algo queda claro: en la próxima normalidad, las empresas deberán adoptar nuevas soluciones gráficas a fin de garantizar que los equipos puedan proponer ideas juntos para producir un mejor trabajo que nunca de manera eficiente.

Veamos qué reveló nuestra encuesta sobre las percepciones y las experiencias respecto a la productividad y la colaboración entre los equipos remotos. 

Principales conclusiones

Productividad

La productividad fue, por mucho, la mayor inquietud de los gerentes ejecutivos durante la pandemia. El 43 % de los gerentes ejecutivos indicó que su compañía se había visto obligada a demorar lanzamientos, campañas o iniciativas importantes como resultado de que los trabajadores colaboran de forma virtual desde sus casas. 

El 78 % de los gerentes de menor nivel también citaron la productividad como una de las tres principales inquietudes. Entre los gerentes que manifestaron inquietudes por que los empleados trabajaran desde sus casas, el 86 % clasificó a la productividad como la principal.

No obstante, los empleados no se mostraron tan preocupados por los niveles de productividad. Solo el 52 % de los trabajadores en casa dijeron que la productividad había sufrido mucho por trabajar desde el hogar, y el 40 % manifestó que trabajar desde casa, en realidad, había hecho que fueran más productivos. 

En cualquier caso, los empleados sí admitieron que, sin herramientas gráficas, su rango de atención se había visto afectado. Un cuarto de los empleados manifestaron estar distraídos en alrededor de la mitad de una reunión virtual típica. ¡El 11 % incluso admitió haberse duchado o ido al baño durante una reunión!

Conclusión principal: La productividad de los empleados fue la inquietud principal de la gerencia durante la pandemia, pero los empleados manifestaron que la colaboración en equipo se había perjudicado más. Las herramientas virtuales para lluvias de ideas gráficas podrían haber solucionado los problemas de los gerentes y los trabajadores. Los trabajadores podrían haber participado y colaborado con más eficiencia, lo que podría derivar en un aumento de la productividad y menos interrupciones.

Colaboración

Como explicamos antes, durante la pandemia, a los gerentes les preocupaba en mayor medida la productividad: el 90 % la calificó como una de sus tres principales inquietudes respecto de que los empleados trabajaran desde sus casas. Por el contrario, el 75 % de los empleados citó la colaboración como la más perjudicada, en lugar de la productividad. 

La colaboración fue una clara área de foco en los equipos de trabajo distribuidos durante el período de trabajo desde casa por la COVID-19. Efectivamente, el 75 % de los empleados remotos que expresaron inquietudes sobre trabajar desde casa clasificaron la colaboración en equipo como el aspecto de su trabajo que más había sufrido. 

Los encuestados también observaron que extrañaban los momentos informales en la oficina que inspiran la generación espontánea de ideas o estrategias. En la misma línea, más de un tercio (37 %) de los trabajadores dijo que la colaboración se había visto afectada porque los equipos no podían proponer ideas en persona. Uno de cada cinco trabajadores manifestó que las reuniones fueron menos colaborativas durante la pandemia, y el 25 % de los empleados dijeron que las personas trabajaron de manera más individual, en silos. 

Uno de los indicadores más claros de la necesidad de herramientas eficientes de colaboración virtual fue el hecho de que prácticamente uno de cada cinco (17 %) de los trabajadores remotos se habían reunido en persona en contra del protocolo de la empresa y a pesar de las políticas de aislamiento relacionadas con la COVID-19. Resulta interesante destacar que la gerencia de primera línea que debería haber actuado como ejemplo en sus organizaciones, a menudo fueron los peores infractores (43 %). 

¿El principal motivo para hacerlo? Colaborar con otras personas en un proyecto. De los trabajadores remotos que se reunieron con colegas, prácticamente 1 de cada 4 (23 %) dijo que las reuniones virtuales no eran adecuadas porque carecían de un espacio de colaboración gráfica con una pizarra.

Conclusión principal: Trabajar desde casa puede aumentar la productividad, en lugar de bajarla, pero la colaboración creativa sufre. Las compañías deben estar en condiciones de replicar online la dinámica de una sesión de colaboración en persona que se desarrolla en un espacio con una pizarra.

Creatividad

Nuestra investigación indagó sobre un tercer elemento de la vida del trabajo en casa: la creatividad. La creatividad suele ser resultado de la colaboración productiva, así que quisimos evaluar cómo la menor colaboración y productividad podría influir sobre la creatividad general.

Los trabajadores remotos dijeron que la lluvia de ideas y la ideación (dos actividades fundamentales para la creatividad) habían sufrido durante la pandemia. Aproximadamente uno de cada cuatro (22 %) informó que trabajar desde casa había perjudicado su creatividad, y el 26 % de los gerentes estuvo de acuerdo con esa manifestación. El 17 % de los trabajadores expresó que el trabajo que produjeron tuvo un menor valor en términos de creatividad. 

Ni siquiera los gerentes estuvieron a salvo de los problemas de creatividad: el 38 % de los gerentes de primera línea dijeron que fueron más lentos para tomar decisiones y actuar desde que trabajan desde sus hogares, y el 28 % de los gerentes de primera línea dijeron que habían tenido dificultades para innovar y proponer soluciones creativas.

En otras palabras, todos, desde los empleados recién incorporados hasta los ejecutivos de primera línea informaron sentirse con menos capacidad de respuesta y menos ágiles que lo habitual. La capacidad de idear, innovar y mantener un entorno de trabajo ágil es fundamental para el éxito en la próxima normalidad, así que esta caída en la creatividad es preocupante. 

Los gerentes y los trabajadores atribuyeron la culpa de la menor creatividad al aislamiento a veces asociado con la distribución de la fuerza laboral. De los trabajadores en casa que se sintieron menos creativos mientras trabajaron desde sus casas en la pandemia, el 46 % citó el menor tiempo cara a cara con su equipo como el motivo, el 44 % dijo que sentían como si estuvieran trabajando en una burbuja sin saber lo que estaban haciendo sus compañeros, y el 40 % dijo que era más difícil colaborar con su equipo mediante llamadas. 

En el grupo de gerentes, casi 1 de cada 4 (22 %) dijo que la caída de la creatividad se correlacionaba directamente con la imposibilidad de organizar lluvias de ideas con el equipo en una pizarra o de alguna manera gráfica semejante.

Conclusión principal: Los gerentes y los trabajadores concordaron que, en las condiciones de aislamiento de la fuerza de trabajo distribuida durante la pandemia, la creatividad se había visto afectada. Los gerentes que tuvieron dificultades para pensar soluciones creativas ahora saben que facilitar las herramientas de colaboración en línea es una manera eficiente para impulsar la creatividad de la compañía.

Soluciones: colaboración gráfica virtual

Nuestra investigación demuestra lo fundamentales que son las herramientas y las plataformas de comunicación virtual para los equipos distribuidos. No obstante, menos de la mitad (41 %) de los trabajadores en casa dijeron que las plataformas en la nube actuales permitieron que ellos y sus compañeros de trabajo mantuvieran la innovación mientras trabajaban desde casa. En efecto, el 37 % manifestó que las notificaciones constantes de las herramientas colaborativas interrumpían su capacidad de ser creativos. Además, el 24 % de la gerencia sintió frustración cuando las ideas generadas durante las reuniones virtuales se perdían porque no había un lugar centralizado donde anotarlas.

Entonces, ¿cuál es la solución? La comunicación gráfica. 

El 29 % de los trabajadores en casa dijeron que tener un espacio colaborativo gráfico compartido para intercambiar ideas era uno de los tres principales elementos para una reunión de propuesta de ideas productiva, mientras que el 28 % de los gerentes que se sintieron menos creativos con el trabajo desde casa dijeron que las lluvias de ideas gráficas en el equipo permitían generar ideas creativas. 

En efecto, el 27 % de los trabajadores en casa citaron dibujar como una de sus maneras favoritas para explicarle una idea a otra persona. Adicionalmente, un rotundo 93 % de los que tenían una herramienta de pizarra virtual dijeron que fue efectiva para permitirles comunicarse en una situación de teletrabajo. 

Las pizarras virtuales representan una solución para otra frustración frecuente relacionada con la colaboración remota: la falta de participación. El 83 % de los empleados que trabajaron a distancia en la pandemia dijeron que habían tenido la experiencia de proponer una gran idea durante una sesión de lluvia de ideas en grupo a la que nunca se le hizo un seguimiento. El 70 % dijo que su idea ni siquiera había sido incluida en las notas y que se había perdido en los siguientes pasos. Mientras tanto, en la oficina, el 49 % de los trabajadores había sentido la frustración de que alguien borrara una pizarra en la que se habían anotado las ideas.

Las pizarras virtuales guardan estas ideas para que nunca se pierdan en el vacío de la lluvia de ideas. De los que las usaron, el 97 % de los gerentes y el 89 % de los empleados opinaron que las pizarras virtuales fueron eficientes. Con estos tipos de herramientas, los gerentes pueden facilitar un entorno colaborativo al equipo que, en definitiva, aumenta la productividad y la creatividad. 

Conclusión principal: Las plataformas colaborativas actuales no han tenido éxito para cubrir el vacío creado por la falta de espacios de reunión comunes con pizarras que permitan una comunicación gráfica. Las pizarras virtuales han sido muy exitosas en este sentido y proporcionan más que solo un lugar en el que los equipos pueden anotar sus ideas. Son una central en la que los equipos pueden idear, crear y actuar. 

Las pizarras virtuales amplían las funcionalidades de las pizarras físicas para crear una experiencia de propuesta de ideas verdaderamente exclusiva, independientemente de la ubicación física del equipo. Algunas de estas funciones incluyen un lienzo infinito, cursores etiquetados para los colaboradores, notas adhesivas rápidas, historial de revisiones, chat en vivo y comentarios, votaciones y la posibilidad de etiquetar a otras personas.

Prepararse para la próxima normalidad

La pandemia aceleró el cambio a una fuerza de trabajo moderna y distribuida. Forzados a cambiar a un entorno remoto, los gerentes vieron de primera mano la importancia de usar herramientas virtuales para facilitar la productividad y la colaboración. 

Creada por los productores de Lucidchart, Lucidspark permite que las compañías prioricen la colaboración, la productividad y la creatividad. Lucidspark es una pizarra virtual en la nube en la que los equipos pueden trabajar juntos en tiempo real, independientemente de dónde estén. Con Lucidspark, los equipos pueden intercambiar ideas, compartir opiniones y lograr consenso compartido para llevar las ideas a la acción. Si necesitas más información sobre Lucidspark, visita https://lucidspark.com/es. 

Acerca de la investigación

Lucid desarrolló esta investigación con una encuesta en línea preparada por Method Research y distribuida por Dynata entre 1,000 adultos empleados de tiempo completo en EE. UU. que trabajan en un empleo tradicional de escritorio desde casa, al menos, tres días por semana. La muestra incluyó a 300 personas que desempeñan cargos gerenciales. Los encuestados son emprendedores o trabajan en medianas empresas relacionadas con las principales industrias de todo el país. Estuvieron igualmente distribuidos entre hombres y mujeres, e incluyeron personas de distintas generaciones: baby boomers, millennials y Gen X. Los datos se recopilaron entre el 9 y el 17 de septiembre de 2020.  

Acerca de Lucid

Lucid es la única suite de colaboración visual que permite que los equipos vean y construyan el futuro, de la idea a la realidad. Sus productos, Lucidchart y Lucidspark, les ofrecen a los usuarios una experiencia integral que permite que los equipos verdaderamente vean y creen el futuro mediante una colaboración y una comunicación claras. Lucidspark es una aplicación de pizarra virtual para la ideación libre, la lluvia de ideas en grupo y la colaboración en tiempo real entre distintos equipos. Lucidchart es una aplicación de diagramación inteligente para entender a las personas, los procesos y los sistemas que hacen avanzar a los negocios.

Más de 30 millones de usuarios en más de 180 países usan los productos Lucid, incluidos clientes como Google, GE, NBC Universal, T-Mobile y el 99 % de las Fortune 500. Entre los socios de Lucid se encuentran líderes de la industria como Google, Atlassian, Amazon Web Services, Salesforce y Microsoft. Desde su creación en 2010, la compañía con sede en Utah ha recibido numerosos premios por sus productos, prácticas comerciales y cultura corporativa. Para más información, visita lucid.co.