Recueillir des idées pour les mettre en œuvre. Concevoir de nouvelles manières de résoudre de vieux problèmes. Trouver des noms audacieux pour de futurs produits. Quel que soit le domaine sur lequel il porte, ou la cause qui le motive, les objectifs du brainstorming sont ceux d'un outil de collaboration puissant et efficace qui peut être utilisé dans pratiquement tous les secteurs.

Imaginez la situation : vous venez de terminer une séance de brainstorming fructueuse avec votre équipe et vous vous retrouvez avec une énorme pile de post-its. Vous pensez avoir exploré toutes les solutions possibles, mais c’est seulement après le brainstorming que le vrai travail commence. Rapidement, vous réalisez que la plupart des suggestions du groupe ne se concrétiseront jamais. Alors, quelle solution allez-vous retenir ?

La suite d’une séance de brainstorming est à vrai dire la clé de comment réussir un brainstorming. Quelles étapes suivre ? Si vous cherchez à transformer le fruit de votre réflexion en idées concrètes, voici quelques pistes pour y parvenir. 

Déterminer comment classer, hiérarchiser ou catégoriser les idées

Avant que votre brainstorming ne puisse être traduit en actions concrètes, vous devez prendre le temps de choisir la méthode la plus efficace pour organiser vos idées. Au moment de classer, hiérarchiser et catégoriser les contributions de chacun, examinez l’impact potentiel de chaque suggestion sur le résultat final.

Par exemple, quelles ressources seront nécessaires pour concrétiser cette idée ? Quel volume de travail faudra-t-il pour la mener à bien ? Faudra-t-il des mois ou des années de recherche et de tests pour qu’elle puisse voir le jour ? Le concept est-il si original que des dépenses publicitaires importantes seront nécessaires pour réussir son lancement ?

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Le risque est un critère supplémentaire à prendre en compte. Par conséquent, si votre équipe doit générer des idées pour le nouveau produit ou service de votre entreprise, analysez rapidement vos différents concepts. Impliqueront-ils un changement dans la technologie, la chaîne d’approvisionnement ou le processus de fabrication ? Le risque en vaut-il la peine ?

Le coût peut être un facteur défavorable, même pour les meilleures idées retenues lors du brainstorming. Quel est le budget prévu pour le projet ? Aurez-vous besoin d’une approbation supplémentaire de la part de la direction pour passer du concept à la production ? Est-ce que certains actionnaires attendent une rentabilité immédiate ?

La valeur est un autre angle d’approche pour transformer le résultat d’un brainstorming en idées réalisables. Évaluer les ressources nécessaires, les risques et les coûts pour comparer les avantages des différentes options est une chose, mais l’évaluation de la valeur en est une autre, plus subjective. Cette idée va-t-elle transformer tout un secteur d’activité ? Va-t-elle révolutionner la vie des consommateurs ?

Par exemple, dans la course à la commercialisation d’un vaccin, la valeur de la bonne solution échappe aux contraintes habituelles des ressources, des risques et des coûts. Sa valeur sociétale est trop importante pour être négligée.

Qu’il s’agisse de classer, de hiérarchiser et de catégoriser les idées en fonction de ces critères ou d’autres facteurs, parvenir à un consensus au sein de l’équipe s’avérera utile. Chacun apporte en effet sa propre expertise, ses connaissances pratiques et son point de vue personnel à la discussion.

Permettre aux collaborateurs de justifier leurs idées

Pendant la phase d’idéation, chaque participant de la réunion de brainstorming a passé du temps à imaginer ses propres concepts et solutions. Avant de se répartir en groupes pour synthétiser leurs idées, il est probable que les membres les plus productifs de l’équipe aient formulé plusieurs suggestions qui leur tiennent à cœur. En particulier si vous avez choisi pour cette séance les collaborateurs les plus concernés par le problème en question ou si vous avez impliqué des employés dont le rôle consiste à trouver des solutions.

Pour faire un brainstorming efficace, laissez chaque participant expliquer à tour de rôle son idée à l’ensemble de l’équipe. Afin de mieux comprendre le contexte, encouragez-les à expliquer le problème ou la situation actuelle et la manière dont le concept ou la solution qu’ils proposent le corrige ou l’améliore. Comment présentent-ils l’état futur des choses ?

Au moment de justifier ses idées, chaque membre de l’équipe doit expliquer en quoi l’option qu’il propose améliorera la situation de l’entreprise ou sa part de marché actuelle.

Là encore, obtenir un consensus est essentiel. Identifiez les idées qui semblent susciter le plus d’intérêt ou d’attention. Posez des questions à leur auteur et laissez-le répliquer aux éventuelles critiques.

Une fois qu’ils ont exposé leurs arguments, les participants peuvent inscrire leur idée sur un tableau blanc ou la reporter sur un post-it et le fixer au mur. (Bien entendu, les groupes peuvent également travailler sur un tableau blanc en ligne comme Lucidspark.) Lorsqu’un participant propose une idée similaire à une autre déjà présentée, demandez-lui de la placer près de l’idée existante.

Organiser les idées que vous avez trouvées

Conformément à la méthode du brainstorming, vous avez déjà passé un certain temps à classer, hiérarchiser et catégoriser vos idées. Il vous reste maintenant à regrouper les concepts retenus en fonction de l’intérêt qu’ils suscitent ou de l’impression qu’ils produisent.

Quelles sont les idées qui retiennent tout de suite votre attention ? Certaines ont-elles un impact immédiat, d’autres méritent-elles un examen plus approfondi tandis que d’autres encore n’éveillent aucun intérêt ?

Vous avez peut-être remarqué que certaines des options envisagées semblent quelque peu apparentées (celles que vous avez regroupées lorsque vos collaborateurs justifiaient leurs idées devant le groupe). Observez attentivement ce qui les rend semblables. Parfois, ces similitudes sont en fait complémentaires. Combiner les meilleurs atouts de concepts similaires peut mener à une grande innovation.

À ce stade, classez vos idées selon qu’elles vous plaisent beaucoup, assez ou pas suffisamment. Demandez à vos collègues d’en faire de même, mais ne vous attachez pas trop à une idée en particulier. Cette étape consiste à trier et à organiser les suggestions, et non pas à décider d’un plan d’action détaillé.

À présent, créez une matrice ou une grille pour placer vos idées dans les catégories « Très intéressante », « Intéressante » ou « Peu intéressante ».

Lorsque vous organisez vos idées, pensez à les évaluer en fonction des critères de la séance de brainstorming de départ. Quel était le problème ou la difficulté que vous cherchiez à résoudre ? Reprenez la réflexion pour déterminer comment se placent vos solutions vis-à-vis de cette question et identifier celle qui permettra réellement d’aboutir à une idée concrète.

En complément de l’appréciation personnelle des participants, prenez en compte tous les critères utilisés précédemment pour classer, hiérarchiser et catégoriser vos concepts, notamment les ressources, le risque, le coût et la valeur.

Ces facteurs peuvent être repris dans une liste de contrôle qui accompagnera votre matrice ou votre grille. Une idée très appréciée pourrait perdre de sa pertinence aux yeux de l’équipe si elle ne présente pas un coût ou un risque raisonnable. De même, une idée jugée de prime abord peu intéressante peut gagner en popularité s’il est prouvé qu’elle génère une valeur suffisante.

Soumettre les idées à un vote et prendre une décision

À ce stade, les idées de votre équipe ont été épurées, étudiées et triées. Chacun a son opinion quant aux idées les plus réalistes et réalisables et à celles qui sont trop coûteuses ou trop ambitieuses pour être mises en œuvre compte tenu du budget et du calendrier actuels.

Si vous avez de la chance, des indices laissent peut-être déjà entrevoir l’idée dominante.

C’est le moment idéal pour valider votre décision en groupe et voter pour le concept qui convient le mieux à votre organisation. Quelques conseils à prendre en compte avant de choisir la meilleure idée :

• Une tendance se dessine-t-elle entre les idées les plus appréciées et celles qui ont laissé vos collaborateurs indifférents ?
• L’équipe a-t-elle été trop prompte à négliger l’une des idées reléguées dans la catégorie « peu intéressante » ?
• Avez-vous oublié des critères essentiels au moment de sélectionner les idées (par exemple, si le lancement doit être prêt avant votre échéance) ?

Reprenez les options qui font l’objet du vote. Si votre entreprise ne dispose actuellement que du budget, des ressources et de la capacité nécessaires pour mettre en œuvre une seule idée, ne votez pas uniquement pour votre solution préférée. Au contraire, classez l’ensemble d’entre elles par ordre décroissant : 1 pour l’idée prioritaire, 2 pour la seconde, et ainsi de suite. Cette approche permet à toute l’équipe de se mettre d’accord sur les deux meilleures options de manière démocratique.

Il est beaucoup plus facile de choisir entre deux options que plusieurs. Si les autres idées sont le résultat d’une séance de brainstorming efficace, conservez-les pour les étudier à nouveau ultérieurement.

Avant de procéder au vote final, demandez aux membres de l’équipe de mettre de côté leurs émotions et leurs préjugés personnels. Mieux encore, efforcez-vous d’identifier tout préjugé ou toute influence extérieure qui pourrait potentiellement faire pencher le vote dans une direction défavorable. Après tout, votre objectif est de transformer un brainstorming en idées réalisables.

Bien mené, ce processus éclairera à la fois le résultat du vote et vos prochains échanges avec le groupe.

Créer un plan d’action exploitable pour l’équipe

Une fois votre décision prise, vous devez vous pencher sur les différents points d’action qui découlent de votre brainstorming. Si vous n’êtes pas prêt à consacrer tout votre temps et toute votre énergie à la planification du projet, efforcez-vous au minimum de maintenir l’élan acquis par votre équipe en discutant ensemble des prochaines étapes.

Selon l’objectif du brainstorming de départ, les étapes suivantes peuvent prendre plusieurs formes, par exemple :

• Une roadmap produit : idéale pour aider les collaborateurs et les équipes à naviguer entre deux points et pour guider l’ensemble des intervenants dans la concrétisation d’une idée en solution exploitable.
• Une chronologie de projet : apporte une vue d’ensemble de la séquence d’événements nécessaires pour concrétiser une idée sans se perdre dans les détails complexes.
• Un tableau Kanban : idéal pour les flux de travail flexibles, il repose sur un principe de cartes mobiles pour suivre visuellement la progression du projet de bout en bout et tenir les équipes informées.
• Un tableau Scrum : très flexible et facilement personnalisable, les tâches y sont segmentées en couloirs verticaux ou horizontaux selon les sprints, généralement intitulés « À faire », « En cours », « À vérifier » et « Achevée ».
• Une liste de contrôle élémentaire : simple et efficace, cette méthode est utilisée par la majorité des professionnels et des particuliers pour décomposer des projets ou des objectifs en tâches spécifiques à réaliser progressivement.

Quelle que soit la décision finale prise par l’équipe après le brainstorming, le plus important est de définir un plan clair et logique pour toutes les parties concernées, puis de le mettre en œuvre. Engagez-vous à respecter des dates et des heures précises pour chaque étape, puis mettez-vous d’accord sur un délai final.

Confier les tâches aux différents membres de l’équipe

Déterminez qui sera responsable de chaque étape ou tâche. Il est également utile de clarifier le rôle de chaque collaborateur tout au long du projet, de son lancement à son aboutissement. Vos collègues seront plus facilement motivés s’ils se sentent impliqués dans la résolution du problème (ou s’ils sont les plus affectés par celui-ci).

Lorsque vous attribuez des tâches, décidez à l’avance quelles sont les plus importantes à accomplir en premier et établissez un ordre de priorité en conséquence. Ces tâches sont essentielles à l’achèvement du projet et doivent souvent être traitées avant que d’autres puissent être abordées.

Les tâches peuvent inclure la réalisation d’un prototype fonctionnel ou encore l’obtention d’un financement ou d’une autorisation légale.

Lorsque vous supervisez la concrétisation d’une idée en solution pratique après un brainstorming, assurez-vous que les transferts de tâches entre les collaborateurs (et/ou les services) sont clairs. Entretenez la communication avec les parties prenantes (au sein de l’équipe et en externe) tout au long du projet.

Savoir gérer la suite d’un brainstorming ne coule pas nécessairement de source pour la majorité d’entre nous. La zone de travail de Lucidspark offre un espace idéal pour classer, hiérarchiser et catégoriser vos idées, ainsi que la structure nécessaire pour les transformer en étapes concrètes. Inscrivez-vous maintenant pour profiter au maximum de votre prochain brainstorming collectif en bénéficiant d’un accès à distance, de fonctionnalités basées sur le cloud et d’intégrations qui vous permettent d’insérer votre travail dans des applications telles que Google Workspace, Slack et Lucidchart.