Cuando los marineros emprenden un viaje, ¿qué los guía? Los vientos fuertes y frescos. Sin viento, los viajeros tendrán dificultades para llegar a su destino de manera oportuna. 

Aunque la comparación puede parecer sorprendente, los facilitadores de reuniones y los vientos tienen bastante en común: ambos ayudan a navegar a un grupo de personas. Técnicamente, puedes comenzar tu viaje o reunión sin ellos, pero no están presentes, así que el viaje es agotador e ineficaz.

Recientemente, unimos esfuerzos con Marsha Acker, directora ejecutiva de Team Catapult y experta en facilitación, en un seminario web sobre los beneficios de la facilitación efectiva y las formas en que los facilitadores pueden mejorar sus habilidades. A lo largo del seminario web, Marsha explicó la diferencia entre programar una reunión y ser realmente un facilitador, y cómo tu organización puede sufrir las consecuencias si no tiene este conjunto de habilidades.

¿Cuál es el proceso de facilitación de reuniones para oraganizar reuniones eficaces de trabajo?

Experimentar y comprender la facilitación efectiva es un proceso de cinco pasos el proceso de facilitación de reuniones (creado por Team Catapult) ayuda a los asistentes de la reunión a prepararse para presentar sus mejores ideas. 

¿Cuál es la mejor parte? Se pierde un mínimo de tiempo gracias a tu trabajo previo. A continuación, desglosamos el proceso. ¿Cómo hacer reuniones eficaces?

Planificar 

El aspecto que muchos facilitadores dejan pasar es entender que el trabajo comienza mucho antes de la reunión. Al tomarse el tiempo para planificar, la reunión comienza con un enfoque claro y permite que los asistentes sepan cuál es el objetivo final.

Diseño

Esta fase exige que los facilitadores definan cómo pretenden lograr los resultados deseados. En esta fase, decidirás qué proceso grupal funciona mejor según los elementos de tu agenda y cómo deseas que los asistentes se involucren.

Consejo pro: la fase de planificación y diseño lleva aproximadamente 2.5 veces más tiempo que la reunión misma. Asegúrate de tener suficiente tiempo para preparar una reunión facilitada correctamente.

Realizar 

Aquí es donde ocurre la verdadera magia. Al realizar la reunión, sentarás las pautas para el resto de ella. No solo mantendrás a los participantes enfocados, sino que también te asegurarás de que haya una sensación de seguridad psicológica para la innovación. En este segmento del proceso, hay cuatro fases de subconjuntos para tener en cuenta:
- Explorar las posibilidades.
- Evaluar cualquier alternativa.
- Decidir o hacer la transición al siguiente paso.
- Concluir.

Puedes seguir los pasos anteriores varias veces durante una reunión para lograr el objetivo final. 

Documentar y evaluar 

Atrás quedaron los días de las mejores minutas de las reuniones. Ahora, los mejores facilitadores simplemente documentan las acciones, las decisiones y los pasos a seguir para avanzar. Así, es más sencillo evaluar las ventajas y desventajas de la reunión en cuestión.

Adaptar 

Ser adaptable es el factor sorpresa para diferenciarte de otros facilitadores. Esto significa encontrar oportunidades de mejora continua para perfeccionar tus habilidades para llevar a cabo reuniones eficaces de trabajo. Algunas ideas incluyen recopilar comentarios y reflexionar sobre los resultados obtenidos durante una sesión.

Herramientas que facilitan el trabajo

Para ayudarte a tener aún más habilidades en la facilitación de reuniones, creamos cuatro plantillas de Lucidspark, en coordinación con Marsha Acker. Este es un desglose breve de lo que puedes esperar.

El lienzo de planificación

Como se señaló anteriormente, el primer paso para convertirse en un facilitador experto es la planificación. Un facilitador asombroso realiza el trabajo necesario antes de la reunión para que los asistentes puedan entender qué esperar (y prepararse él mismo). 

El lienzo de planificación de Lucidspark te permite ver exactamente qué hay que hacer antes de que comience la reunión. Por ejemplo, podrías preguntarte ¿cuál es el propósito de la reunión? O, ¿qué decisiones debe tomar el equipo antes de que termine la reunión? ¡Esta plantilla ayuda con estas cuestiones y mucho más! 

El documento completo incluye:

• Resultados
• Objetivo
• Experiencia (específicamente, lo que quieres que experimenten los asistentes)
• Fecha, ubicación y logística
• Decisiones y alcance de autoridad
• Asistentes
• Bono: espacio adicional para temas y aportaciones adicionales

Si te parece que la facilitación de reuniones es difícil, o nada sale según el plan, regresa y verifica tu plan. La mayoría de las veces, es probable que el segmento de planificación del proceso de facilitación requiera más tiempo y claridad. Asegúrate de tener tiempo suficiente para planificar de manera efectiva y precisa tu próxima reunión para que la reunión tenga un enfoque claro y un diseño adecuado. 

El lienzo de diseño de elementos de la agenda

Tus habilidades de facilitación de reuniones son tan buenas como la agenda de la reunión y el trabajo de preparación realizado para crear una reunión propositiva. El hecho es que muchas empresas realizan reuniones ineficaces. En general, el empleado promedio asiste a 62 reuniones al mes, y Otter.ai informó que alrededor del 37 % de esas reuniones eran ineficaces. 

Aquí es donde entras en acción. 

Gracias al tiempo que dedicaste en la fase de planificación, no solo tu reunión será más efectiva, sino que también se necesitarán menos reuniones, y esto finalmente permitirá que tu empresa ahorre dinero. En la plantilla de lienzo de diseño de elementos de la agenda, puedes esperar establecer un propósito, una ubicación y elementos, y verificarás qué herramientas tecnológicas utilizará cada asistente. No te preocupes por profundizar demasiado en los resultados generales de cada elemento de la agenda; eso viene después.

A veces, recopilar todos los elementos de acción y los resultados necesarios para la reunión en cuestión puede ser difícil. Por fortuna, la plantilla de lienzo de diseño de elementos de la agenda en Lucidspark puede ayudarte a armar la reunión al responder preguntas fundamentales antes de comenzar. 

Por ejemplo, ¿cómo planeas involucrar exactamente a los asistentes a la reunión para lograr los resultados deseados? Marsha explica Durante este tiempo, puedes preguntar cuáles son los aportes y cuáles son los resultados necesarios. Así como ¿cuál es el proceso grupal que voy a usar para guiarlos? Puedes dividirlos [a los asistentes] en grupos más pequeños para hacer una lluvia de ideas y pedirles que vuelvan con una propuesta para uno de los elementos de la agenda.

Claro que no hay una forma única de implementar el diseño de procesos grupales, pero el ejemplo anterior es una de las formas en que podrías hacerlo.

La guía para facilitadores

La última plantilla de Lucidspark para llevar tus habilidades de facilitación de reuniones al siguiente nivel es la guía de facilitación. Si te parece que los documentos PDF o Word que se utilizan para tus reuniones son difíciles e inflexibles, ¡esta plantilla de guía para facilitadores es para ti! 

La plantilla incluye todo lo que necesitas, desde una sección para el diseño de procesos grupales hasta una sección para documentar los resultados deseados para cada segmento. 

La facilitación de reuniones es una habilidad que debe evolucionar: requiere tiempo y trabajo. Si sigues el proceso de facilitación, creado por TeamCatapult, y utilizas las plantillas del Kit de herramientas de facilitación de reuniones de Lucidspark, estarás un paso más cerca de crear reuniones eficaces e innovadoras para tu organización. ¡Pruébalo hoy mismo!