Los directores suelen convocar reuniones con el único fin de lograr que todos estén en la misma sala y a la misma hora para transmitirles un mensaje en particular. No obstante, las reuniones exitosas van más allá de ese solo objetivo. Pueden usarse reuniones para desarrollar conceptos para productos, solucionar asuntos complejos o hacer avanzar un proyecto. Estos beneficios no pueden lograrse sin apoyar activamente a los participantes mediante la facilitación de la reunión. 

Una percepción frecuente sobre las reuniones es que son improductivas. Escucharás que la gente dice que tienen demasiadas reuniones como para hacer trabajo real, o peor, que intentan hacer varias tareas al mismo tiempo y trabajan durante las reuniones. Si no se hace énfasis en la facilitación, los participantes de la reunión suelen presentarse sin estar preparados y sin una idea clara sobre los roles y los objetivos de la reunión. Esta falta de claridad significa que los participantes no interactúan lo suficiente para alcanzar soluciones reales y que los próximos pasos, a menudo, están mal definidos.

La buena noticia es que la mayoría de los problemas de las reuniones pueden solucionarse si se cambia de la mentalidad de "controlar una reunión" a la mentalidad de "facilitar una reunión". El primer paso para crear reuniones más productivas es comprender la diferencia.

Diferencia entre controlar una reunión y facilitar una reunión

Cuando controlas una reunión, a menudo lo que te preocupa es delegar. Tal vez adoptes un enfoque de arriba abajo respecto de las reuniones y hables todo el tiempo, repartas instrucciones y rápidamente taches los puntos de la agenda. 

Cuando encaras una reunión como facilitador, te colocas como titular del proceso desde una posición neutral. Tú eres responsable de guiar el proceso colaborativo, pero no necesariamente eres el principal encargado de tomar las decisiones. En cambio, invitas a los participantes para que colaboren en el proceso de toma de decisiones para lograr un resultado superior y más equilibrado. La función de los facilitadores es reunir a las partes adecuadas, lograr que los participantes interactúen y brindar los datos que alienten un análisis informado. En esencia, el facilitador permite que el grupo piense mejor.

Las diferencias entre controlar una reunión y facilitar una reunión resultan evidentes cuando lo piensas en términos de perspectiva, acción y arquetipo. Por ejemplo, tu análisis cuando controlas una reunión puede incluir lo siguiente:

• Perspectiva: una concentración interna de tus necesidades de éxito para proyecto, una fuerte sensación de que debes adherirte a un cierto cronograma y a un cierto ritmo, y un sentido del deber para lograr que el equipo alcance el resultado correcto. 
• Acciones: repasar las mociones para tomar la palabra durante una reunión, confirmar la presencia de los elementos esenciales (invitación a la reunión, agenda, ítems de acción) sin pensar demasiado en ellos, dictando la estructura y los resultados.
• Arquetipos: Piensa en el General Patton y en Julio César.

Como facilitador de la reunión, tienes una mayor tendencia a concentrarte en plantear la escena para la reunión. Por ejemplo, podrías tomarte el tiempo de crear una invitación bien pensada para la reunión que explique su propósito y sus objetivos. Podrías crear una agenda sobre la base de preguntas para ofrecer oportunidades de que los participantes interactúen y asuman el liderazgo. En las reuniones, los análisis de los facilitadores suelen seguir estas líneas:

• Perspectiva: humildad, liderazgo colaborativo, elevar las habilidades cognitivas del equipo.
• Acciones: prepararte no solo tú sino también preparar al equipo, y mantener un enfoque inclusivo respecto de la solución de problemas a través de la escucha activa, la curiosidad y la interacción con los participantes, para generar un sentido de pertenencia en el equipo y crear un ambiente que invite a la confianza y la colaboración. 
• Arquetipos: piensa en Lincoln y en Sócrates.

Mejores prácticas para la facilitación de reuniones

Facilitar reuniones es, en realidad, un enfoque en lugar de un proceso específico, así que los pasos que podrías seguir variarán según cómo trabaje mejor tu equipo. No obstante, a continuación te presentamos algunos pasos iniciales que puedes tomar como facilitador de una reunión para permitir que tu equipo aproveche al máximo el tiempo de reunión:

Trabaja con el organizador de la reunión para identificar los objetivos por anticipado

El organizador de la reunión suele ser quien convocó la reunión, lo que no quiere decir que necesariamente sea el facilitador. Los organizadores de la reunión son quienes más tienen para ganar o perder de la reunión, y habitualmente tienen un mensaje específico que desean transmitir. En una reunión práctica de tu departamento, por ejemplo, el ejecutivo del departamento probablemente sea el organizador. Como facilitador, deberás trabajar con el organizador para comprender sus objetivos. Estos objetivos te permitirán determinar qué podría ser necesario para preparar al equipo antes de la reunión.

Los facilitadores de la reunión no tienen un interés personal en los resultados de la reunión, así que tu foco es crear el espacio para que el equipo logre los objetivos de la reunión. Si se organizó una reunión para el lanzamiento de un proyecto, el líder del proyecto podría ser el facilitador.

Invita a la gente adecuada a la reunión

Este paso puede ser difícil a menos que conozcas bien a tu equipo y a los interesados. Conocer los objetivos principales del organizador de la reunión te ayudará. Puedes usar esos objetivos para pensar en quién podría contribuir para hallar una solución o para hacer avanzar la conversación. Piensa en quién podría tener las respuestas a algunas de las posibles preguntas: esas son las personas que probablemente deban participar de la reunión.

Ayuda a que los participantes se preparen con anticipación a la reunión

Es mucho más probable que los participantes interactúen en una reunión si tienen la oportunidad de pensar en la agenda e identificar cuál podría ser su contribución. Antes de la reunión, ofrece a los asistentes algo de contexto adicional además del asunto de la invitación. Este puede adoptar la forma de una declaración de propósito, una agenda o materiales de apoyo.

Generalmente, lo más sencillo es adjuntar esta información a la invitación para que la gente pueda acceder a ella con facilidad. Por ejemplo, la invitación para una llamada de lanzamiento podría incluir una declaración de propósito que diga: "Lanzar efectivamente nuestra iniciativa con una visión, una carta, los roles y las normas, además del compromiso del grupo respecto de cada uno de ellos". 

Desarrolla una agenda sobre la base de preguntas que aliente la participación y el sentido de pertenencia hacia la reunión

Uno de los más importantes valores añadidos de ser facilitador es que, como parte neutral, puedes plantear las áreas de inquietud o de oportunidad en forma de preguntas. Plantear una pregunta bien elaborada puede hacer que los temas más pesados se perciban como más accesibles y atraigan a los asistentes para que compartan sus conocimientos. 

Por ejemplo, un ítem típico de la agenda como "Analizar el plan estratégico" podría considerarse una pregunta demasiado amplia para que un solo asistente la responda. Si se la reemplaza con preguntas que conduzcan al resultado deseado, el tema se hará más accesible y abierto a análisis. En lugar de "Analizar el plan estratégico", prueba con preguntas como estas: "¿Qué amenaza clave del mercado requiere nuestra vigilancia? ¿Cómo podría afectarnos y qué acciones nos permitirían anticiparlo?". 

Empieza la reunión compartiendo una "declaración de entusiasmo" que logre que las personas se interesen por la reunión

Incluso con la mejor preparación, las personas suelen presentarse en las reuniones con el peso del día en sus espaldas. Uno de las primeras acciones cuando empieza la reunión debería ser lograr que todos se concentren en el objetivo principal de la reunión y lo que se espera lograr cuando esta haya terminado. Una declaración de entusiasmo puede ayudar a que el equipo se concentre y darle un buen motivo para participar.

Las declaraciones de entusiasmo resumen el objetivo, los resultados, los beneficios de asistir, cómo participará cada uno y los roles y las responsabilidades de los asistentes. A medida que adquieras más práctica en la facilitación de reuniones, desarrollarás tu propio estilo para hacerlo pero, inicialmente, el guion que sigue puede funcionar como buen punto de partida:

• "¡Buenos días y bienvenidos! Nuestro objetivo en este taller es identificar y adoptar los cambios que eliminarán los problemas que obstaculizan a nuestro flujo de trabajo diario. Esta es nuestra oportunidad de profundizar en este tema y determinar qué problemas prioritarios abordar y cómo, de modo que el resultado clave de esta sesión es un plan de los experimentos que probaremos. En un momento, recibiremos sus comentarios sobre otros resultados a los que debemos orientarnos. Para empezar, me referiré a la logística. Trabajaremos juntos, tanto aquí con todo el grupo como en pequeños grupos separados. Me propongo presentarles algunas técnicas nuevas para que todo sea más divertido. Facilitaré el trabajo en grupo, aunque podría necesitar alguna asistencia ocasional de ustedes como voluntarios para anotar los resultados en los pequeños grupos. ¿Les parece que esto funcionará para el grupo?".

Crea oportunidades de interacción para los participantes

Uno de los principales objetivos de la facilitación es obtener pensamientos y respuestas de los integrantes del equipo para aumentar la participación y mejorar los resultados. Si simplemente lees los ítems de una agenda, la gente suele inclinarse a no decir mucho y simplemente seguir lo que dices. En cambio, si pides opiniones sobre un tema en particular o planteas preguntas, naturalmente los asistentes se sentirán proclives a pensar y expresar sus opiniones. 

Una pizarra en línea puede ayudar a generar análisis al otorgarles a los participantes un elemento gráfico en el cual concentrarse y ante el cual responder. También puede identificar los puntos de partida y lograr que los equipos sean honestos respecto de lo que acuerdan. No olvides evitar las afirmaciones genéricas y controla periódicamente la sensación del equipo para ver si alguien tiene algo más que decir.

Conserva la flexibilidad de tu agenda y de tus objetivos para que haya espacio para las ideas nuevas y para análisis mejorados 

Aunque sea tentador planificar cada reunión en exceso, deja algo de espacio para imprevistos. Parte del objetivo de la facilitación es mostrar problemas u oportunidades no previstos, de modo que podrían surgir ciertas sorpresas durante la reunión. 

En lugar de solo planificar lo estrictamente necesario, planifica lo suficiente para mantener activa la conversación. Durante la reunión, mantente al tanto de lo que está sucediendo en ese momento para responder ágilmente a ello.

Haz seguimiento

Por último, no olvides hacer un seguimiento con los organizadores y los participantes de la reunión una vez concluida esta. Pueden hacerse avances valiosos durante una reunión, pero esta no valdrá mucho sin un seguimiento que permita garantizar su ejecución. Después de la reunión, circula notas que aclaren las conclusiones acordadas, determinen los próximos pasos e identifiquen quién es responsable de cada uno de ellos. Estas notas permiten alinear a todos respecto de los resultados y los siguientes pasos, para reducir la confusión. Las notas además sirven como prueba de que hubo avances durante la reunión.