Comment construire un diagramme de Gantt

Même les tâches qui semblent simples peuvent rapidement tourner au chaos. Par chance, de bons outils de gestion de projet limitent ce risque. Réjouissez-vous : l’outil le plus efficace pour gérer vos projets est également simple, intuitif et très visuel. Son nom ? Le diagramme de Gantt. Il permet de maîtriser toutes sortes de projets, de ceux qui semblent simples à ceux qui semblent un peu impossibles. Lisez cet article pour découvrir comment construire votre propre diagramme de Gantt à l’aide de Lucidspark.

Ganttendez-vous pour commencer ?

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt, par definition, est un graphique composé de barres indiquant les étapes (ou tâches) nécessaires à la réalisation d’un projet selon une échelle de temps. Ces tâches sont affectées à différents membres de l’équipe et représentées par des barres qui concordent avec les dates d’échéance figurant dans la partie supérieure du graphique. D’un seul coup d’œil, vous pouvez savoir qui travaille sur quoi, et à quel moment une tâche doit être achevée. Vous pouvez également visualiser les dépendances et déterminer les tâches pouvant être menées de front.

Le diagramme de Gantt a été mis au point en 1896 par Karol Adamiecki, un économiste, ingénieur et chercheur en gestion polonais. Il promouvait un travail fluide basé sur l’analyse graphique, et son désir d’harmonisation s’est concrétisé en une première version du diagramme de Gantt appelée « harmonogramme ».

Celui-ci a ensuite été remanié par Henry Gantt, un ingénieur et consultant en gestion américain, lorsqu’il a été recruté pour aider l’armée américaine à se préparer à son entrée dans la Première Guerre mondiale. Le diagramme de Gantt reflète la théorie de gestion de son créateur, qui met l’accent sur les ressources et le temps, et a été conçu de manière à illustrer l’écart entre les performances et les promesses. Mais ces premiers modèles présentaient des défauts majeurs :

1. Ils n’indiquaient pas les relations d’interdépendance.
2. Ils étaient réalisés sur papier et devaient donc être entièrement redessinés en cas de changement.

Heureusement, les dernières évolutions du diagramme de Gantt permettent de collaborer harmonieusement pour atteindre un objectif commun sans qu’il soit nécessaire de repartir de zéro chaque fois que des éléments changent.

Les avantages des diagrammes de Gantt

Vous découvrirez probablement des raisons personnelles de vous intéresser aux diagrammes de Gantt lorsque vous commencerez à les intégrer dans vos processus métier. En attendant, voici quelques avantages courants qui expliquent la popularité de ces visuels pratiques :

1. Suivi de l’avancement : vous saurez à tout moment où en est votre projet.
2. Coordination de l’équipe : l’équipe valide le projet et les tâches à l’avance.
3. Facilité de gestion : les projets difficiles sont décomposés en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
4. Visualisation des dépendances : il est facile de négliger les dépendances lorsque les tâches ne font pas l’objet d’un suivi, ce qui entraîne des goulots d’étranglement pouvant mettre en péril votre date de livraison.
5. Gestion des ressources : identifiez les collaborateurs dont vous avez besoin, leur affectation et leur contribution. Évitez le surmenage et déterminez qui aura besoin d’un soutien supplémentaire.

Comment construire un diagramme de Gantt

Vous êtes prêt à créer le meilleur diagramme de Gantt qui soit ? Suivez notre guide étape par étape :

Déterminer vos tâches et sous-tâches

Vous serez surpris du nombre de tâches à accomplir, même pour un projet basique. Pour vous assurer que vous n’en oubliez aucune, utilisez un tableau blanc virtuel tel que Lucidspark et réalisez un brainstorming à l’aide de post-its. Sollicitez la contribution des différentes équipes et parties prenantes qui pourraient présenter d’autres points de vue. Une fois votre brainstorming terminé, vous pourrez facilement déplacer ces notes au cours des étapes suivantes.

Identifier les liens entre les tâches

Un diagramme de Gantt permet de lier des tâches de deux manières différentes :

1. Tâches parallèles : tâches que vous pouvez mener de front.
2. Tâches séquentielles : tâches qui présentent des dépendances.

Dans votre tableau blanc virtuel, déplacez vos post-its de manière à indiquer les tâches qui nécessitent l’achèvement de travaux précédents avant de pouvoir être exécutées. Si certaines tâches peuvent être accomplies indépendamment, placez-les dans leur propre conteneur.

Créer votre chronologie

La façon la plus simple de procéder est de travailler à rebours, surtout si vous avez une échéance stricte pour le projet. Si ce n’est pas le cas, estimez le temps que devrait prendre chaque tâche, puis disposez-les sur le graphique en conséquence. Il est préférable d’exagérer le temps estimé pour chaque tâche. Ainsi, les imprévus risqueront moins de faire dérailler votre projet.

Organiser vos tâches

Cette étape est plaisante. Examinez les tâches avec des dépendances et placez-les dans l’ordre approprié. Et voilà, vous savez maintenant comment organiser vos tâches dans votre diagramme de Gantt.

Comment créer un diagramme de Gantt dans Lucidspark

Lucidchart propose évidemment un modèle de diagramme de Gantt. Vous n’avez pas besoin de réinventer la roue. Tout d’abord, ouvrez le modèle de diagramme de Gantt dans Lucidspark. Ensuite, indiquez les tâches que vous devrez accomplir, telles qu’elles ont été décidées pendant votre brainstorming. Les tâches figurent dans la partie gauche du diagramme. Le modèle n’en compte que neuf, mais vous pouvez facilement copier/coller un nombre illimité de tâches (et il en va de même pour tout autre objet du graphique).

Attribuez une couleur à chaque équipe ou membre de l’équipe, et précisez sa signification dans la légende au bas du diagramme. À chaque tâche correspond une barre qui indique visuellement sa durée. Il vous suffit de remplacer l’axe supérieur du graphique par le calendrier approprié, puis d’étirer ou de réduire les barres correspondant aux tâches pour illustrer la date d’échéance de chaque activité.

Lorsque votre diagramme de Gantt est terminé, vous remarquerez que les tâches ayant des dépendances sont programmées pour ne pas démarrer tant que les tâches concernées ne sont pas achevées. Vous constaterez également que les tâches parallèles ont (vous l’avez deviné) des barres parallèles.

Partager votre tableau

L’un des avantages des tableaux Lucidspark est la facilité avec laquelle il est possible de les partager pour que tous les participants restent en phase. Vous pouvez communiquer le vôtre à qui vous souhaitez en cliquant sur le bouton Partager (icône d’avion en papier) dans le coin supérieur droit. Et grâce aux avantages du stockage dans le cloud, les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé votre diagramme disposeront toujours de sa version la plus récente.

C’est le moment pour vous de solliciter des commentaires. Il est beaucoup, beaucoup plus facile de modifier le calendrier, les dépendances ou d’autres éléments avant le début du projet que de devoir soudainement le remanier une fois qu’il est lancé. Demandez à chaque collaborateur de confirmer qu’il comprend les tâches qui lui ont été confiées et qu’il pourra les terminer à la date indiquée.

Suivre vos progrès

Une fois l’ensemble de votre projet cartographié, il ne vous reste plus qu’à vous installer confortablement et à laisser les tâches avancer à grands pas.

Bien que les diagrammes de Gantt soient couramment utilisés par les chefs de projet, on les retrouve dans tous les secteurs d’activité et dans toutes les fonctions. Vous pouvez même en utiliser un à titre personnel pour assurer le suivi d’un projet dont vous êtes le seul maître d’œuvre. Le principal avantage des diagrammes de Gantt réside dans la clarté qu’ils apportent à chaque projet. Grâce à eux, un lancement de logiciel titanesque semble soudain tout à fait réalisable. Et plutôt que de voir votre équipe angoissée face à une initiative de grande envergure, sa décomposition en petites tâches permet à chacun de mieux respirer.