Como fazer um gráfico de Gantt para o seu projeto

Mesmo tarefas que parecem simples podem rapidamente se transformar em uma bagunça sem controle. Mas a gestão de projetos torna-se mais fácil se você usar as ferramentas certas. E a melhor de todas as notícias: a ferramenta certa para gerenciar um projeto é fácil, intuitiva e altamente visual. Ela se chama gráfico de Gantt, e é uma ótima maneira de aproveitar todos os tipos de projetos, desde aqueles que parecem simples até aqueles que parecem moderadamente impossíveis. Mostraremos como começar a organizar seu próprio gráfico de Gantt com a ajuda do Lucidspark.

Mal podemos esperar para você começar. 

O que é gráfico de Gantt e para que serve?

Um gráfico de Gantt é um gráfico que contém barras que mostram o tempo e as etapas necessárias, ou tarefas necessárias, para completar um projeto. Essas tarefas são atribuídas aos membros da equipe e exibidas nas barras que se alinham às datas de vencimento na parte superior do gráfico. De relance, você pode dizer quem está trabalhando em quê e quando cada tarefa deve ser concluída. Você também pode ver as dependências de cada tarefa e quais tarefas podem ser trabalhadas simultaneamente.

O gráfico de Gantt foi desenvolvido em 1896 por Karol Adamiecki, economista, engenheiro e pesquisador de gestão polonês. (Coincidentemente, este também foi o ano em que o Tootsie Roll foi apresentado por Leo Hirshfield, então é um ano que vale a pena lembrar.) Adamiecki enfatizava o trabalho harmonioso com base na análise gráfica, e seu desejo de harmonização de trabalho resultou em uma versão inicial do gráfico de Gantt conhecido como "harmonograma".

Foi então atualizado por Henry Gantt, engenheiro americano e consultor de gestão, que foi contratado para ajudar o exército dos EUA a se preparar para a entrada na Primeira Guerra Mundial. O gráfico de Gantt reflete a teoria de gestão dele, que enfatiza recursos e tempo, projetado para mostrar uma comparação entre desempenho e promessas. Mas houve alguns problemas importantes com esses primeiros gráficos:

1. Eles não mostravam interdependências e
2. Eles eram desenhados em papel, então, se alguma coisa mudasse, eles tinham que ser completamente redesenhados.

Felizmente, as iterações modernas do Gráfico de Gantt mantêm todos trabalhando de forma harmoniosa em direção a um objetivo comum, sem exigir que o gráfico seja redesenhado do zero sempre que algo mudar.

Os benefícios do gráfico de Gantt

Você provavelmente descobrirá suas próprias razões para adorar os gráficos de Gantt à medida que começar a incorporá-los em seus processos de trabalho, mas aqui estão alguns dos motivos comuns pelos quais as pessoas recorrem a esses recursos visuais úteis:

1. Acompanhamento de progresso—Você saberá o andamento do projeto em qualquer ponto.
2. Alinhamento da equipe —A equipe aprova o projeto e as tarefas com antecedência.
3. Capacidade de gerenciamento —projetos intimidantes são divididos em tarefas menores e gerenciáveis que são mais fáceis de manejar.
4. Mostrar dependências—É fácil ignorar as dependências quando as tarefas não estão sendo monitoradas e isso leva a gargalos que podem colocar seu prazo em risco.
5. Gestão de recursos—Saiba quem é necessário, onde e com o que eles contribuirão. Evite o esgotamento e saiba quem precisará de suporte extra.

Como criar um gráfico de Gantt

Pronto para criar sua própria obra-prima de Gantt? Veja um guia passo a passo:

Determine suas tarefas e subtarefas

Você ficará surpreso com quantas tarefas são necessárias até mesmo para um projeto simples. Para ter certeza de que você não está esquecendo de nenhuma tarefa, use esta etapa como uma oportunidade de usar uma lousa digital como o Lucidspark com notas adesivas para fazer um brainstorming de tarefas e subtarefas. Solicite contribuições de várias equipes e partes interessadas que possam apresentar pontos de vista alternativos. Após fazer um brainstorming, é fácil mover essas notas durante as etapas seguintes. 

Identificar como as tarefas estão relacionadas

Há dois duas formas pelas quais as tarefas são relacionadas em um gráfico de Gantt:

1. Tarefas paralelas —Tarefas que podem ser trabalhadas simultaneamente
2. Tarefas sequenciais —Tarefas com dependências

Em sua lousa digital, mova as notas adesivas para indicar quais tarefas exigem a conclusão de tarefas anteriores antes que possam ser executadas. Se houver tarefas que possam ser concluídas de forma independente, coloque-as em seu próprio contêiner. 

Crie sua linha do tempo

A maneira mais fácil de fazer isso é trabalhar de trás para a frente, principalmente se você tiver prazo limite extremamente rígido para o projeto. Caso contrário, faça uma estimativa do tempo necessário para cada tarefa e, em seguida, organize-as no gráfico de forma adequada. Uma boa ideia é superestimar o tempo que deve demorar para a conclusão das tarefas. Deste modo, imprevistos não desviarão o percurso de todo o projeto. 

Organize suas tarefas

Essa parte é prazerosa. Percorra as tarefas com dependências e crie uma ordem sequencial para elas.  Pronto! Agora você sabe onde colocar suas tarefas em seu gráfico de Gantt.

Crie seu gráfico de Gantt no Lucidspark

Mas claro, temos um modelo de gráfico de Gantt. Você não precisa reinventar a roda. Primeiro, abra o modelo de gráfico de Gantt no Lucidspark. Em seguida, preencha as tarefas que você precisará concluir, conforme decidido durante o brainstorming. As tarefas estão no lado esquerdo do gráfico de Gantt. No modelo existem apenas nove, mas você pode copiar/colar facilmente um número infinito de tarefas (o mesmo vale para qualquer outro objeto no gráfico).

Atribua uma cor a cada equipe ou membro da equipe e indique essa cor na legenda na parte inferior do gráfico. Cada tarefa tem uma barra correspondente que mostra visualmente a duração da tarefa. Basta alterar o eixo superior do gráfico para o calendário apropriado e, em seguida, esticar ou reduzir as barras de tarefas para indicar visualmente quando é o prazo de cada tarefa.

Quando seu gráfico de Gantt estiver concluído, você notará que as tarefas com dependências não estão programadas para começar até que as dependências tenham sido concluídas. Você também verá que as tarefas paralelas têm, apropriadamente, barras paralelas.

Compartilhe seu gráfico

Uma das melhores partes do uso de um gráfico do Lucidspark é facilidade de compartilhar murais e manter todos em sintonia. Você pode compartilhar com qualquer pessoa clicando no botão “compartilhar” do aviãozinho no canto superior direito. E, como o gráfico é armazenado na nuvem, as pessoas com quem você compartilhou o gráfico sempre terão a versão mais atualizada dele. 

Este é o momento para você pedir feedback sobre o gráfico. É muito, muito mais fácil alterar a linha do tempo, as dependências ou outros problemas antes de o projeto começar do que, de repente, ter que reorganizar as coisas no meio de um projeto. Obtenha a confirmação de todos os responsáveis, de que eles compreenderam as tarefas atribuídas a eles e preveja se eles vão concluir até a data indicada. 

Acompanhe seu progresso

Com todo o seu projeto traçado, é hora de sentar e assistir as tarefas avançarem para a conclusão. 

Embora os gráficos de Gantt sejam comumente usados por gerentes de projeto, eles foram usados em todos os tipos de funções em todos os tipos de setores. Você pode até usar um gráfico de Gantt para uso pessoal para acompanhar um projeto do qual você é o proprietário exclusivo. A melhor parte de usar um gráfico de Gantt é a clareza que ele traz para cada projeto. De repente, um lançamento de software monstruoso parece totalmente factível. E em vez de a equipe ficar paralisada pela ansiedade devido a um projeto enorme, dividi-lo em tarefas pequenas ajuda todos a respirar com mais tranquilidade.