So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm

Selbst scheinbar einfache Aufgaben können sich schnell zu einem unüberschaubaren Chaos entwickeln. Mit den richtigen Tools wird Projektmanagement aber leichter. Und es wird noch besser: Das richtige Tool dafür ist einfach, intuitiv und sehr anschaulich. Die Rede ist von einem Gantt-Diagramm. Das eignet sich hervorragend für alle möglichen Arten von Projekten, egal ob sie relativ einfach oder mäßig unmöglich erscheinen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mithilfe von Lucidspark Ihr eigenes Gantt-Diagramm erstellen.

Wir sind Gantt gespannt – legen wir also los. 

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein Diagramm mit Balken, die die Zeitdauer und die notwendigen Schritte bzw. Aufgaben darstellen, die zur Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Die Aufgaben werden Teammitgliedern zugewiesen und auf Balken angezeigt. Diese sind an Fälligkeitsterminen ausgerichtet, die oben im Diagramm angezeigt werden. So sehen Sie auf einen Blick, wer woran arbeitet und wann die einzelnen Aufgaben erledigt sein sollten. Für jede Aufgabe können Sie außerdem die Abhängigkeiten sehen und an welchen Aufgaben gleichzeitig gearbeitet werden kann.

Das Gantt-Diagramm wurde 1896 von dem polnischen Ökonom, Ingenieur und Managementforscher Karol Adamiecki entwickelt. (Zufällig wird seit diesem Jahr auch Coca-Cola außerhalb der USA verkauft – es ist also ein erinnerungswürdiges Jahr.) Adamiecki legte Wert auf harmonische Arbeit anhand von grafischen Analysen, und sein Wunsch nach einer Harmonisierung der Arbeit wurde zu einer frühen Version des Gantt-Diagramms: dem „Harmonogramm“.

Henry Gantt, ein US-Ingenieur und Unternehmensberater, überarbeitete die Idee, als er engagiert wurde, um die US-Armee bei den Vorbereitungen ihres Eintritts in den Ersten Weltkrieg zu unterstützen. Das Gantt-Diagramm spiegelt seine Managementtheorie wider, die Ressourcen und Zeit hervorhebt, und war darauf ausgelegt, einen Vergleich zwischen Leistung und Versprechen aufzuzeigen. Diese frühen Diagramme hatten jedoch einige Schwächen:

1. Sie zeigten keine Abhängigkeiten, und
2. sie wurden auf Papier gezeichnet. Wenn sich also etwas änderte, mussten sie komplett neu gezeichnet werden.

Glücklicherweise können dank moderner Iterationen des Gantt-Diagramms alle Beteiligten harmonisch auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, ohne dass es bei jeder Änderung von Grund auf neu erstellt werden muss.

Vorteile von Gantt-Diagrammen

Wenn Sie Gantt-Diagramme einmal in Ihre Arbeitsprozesse eingebunden haben, dann merken Sie sicher schnell selbst, weshalb man sie lieben muss. Hier stellen wir Ihnen dennoch einige häufige Gründe vor, warum Menschen auf diese praktischen visuellen Hilfsmittel setzen:

1. Fortschritt verfolgen: Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, wo das Projekt gerade steht.
2. Aufeinander abgestimmtes Team: Das Team ist frühzeitig bei Projekt und Aufgaben „an Bord“.
3. Handhabbare Elemente: Schwierige Projekte werden in kleinere, überschaubare Aufgaben aufgeteilt, die leichter zu bewältigen sind.
4. Abhängigkeiten anzeigen: Wenn Aufgaben nicht nachverfolgt werden, werden Abhängigkeiten leicht übersehen. Das führt zu Engpässen, die Fälligkeitsdaten gefährden können.
5. Ressourcen managen: Sie wissen, wer wo gebraucht wird und wer was beitragen muss. So beugen Sie Burnout vor und wissen, wer zusätzliche Unterstützung benötigen wird.

So erstellen Sie Gantt-Diagramme

Sind Sie bereit, Ihr eigenes Gantt-Diagramm zu erstellen? Dann folgen Sie dieser schrittweisen Anleitung:

Aufgaben und Unteraufgaben festlegen

Sie werden überrascht sein, wie viele Aufgaben selbst bei einem einfachen Projekt zusammenkommen. Damit Sie auch sicher keine Aufgaben vergessen, nutzen Sie diesen Schritt, um bei einem Brainstorming Aufgaben und Teilaufgaben auf einem virtuellen Whiteboard wie Lucidspark mit Haftnotizen zu sammeln. Bitten Sie um Input von verschiedenen Teams und Stakeholdern, die eventuell aus anderen Perspektiven auf das Projekt blicken. Nach dem Brainstorming lassen sich die Notizen in den nächsten Schritten einfach verschieben. 

Ermitteln, wie Aufgaben miteinander verbunden sind

Bei einem Gantt-Diagramm gibt es zwei Arten, wie Aufgaben miteinander verbunden sein können:

1. Parallele Aufgaben: Aufgaben, an denen gleichzeitig gearbeitet werden kann
2. Aufeinanderfolgende Aufgaben: Aufgaben mit Abhängigkeiten

Platzieren Sie die Haftnotizen so auf Ihrem virtuellen Whiteboard, dass erkennbar ist, für welche Aufgaben zunächst andere Aufgaben abgeschlossen werden müssen, bevor sie erledigt werden können. Wenn es Aufgaben gibt, die unabhängig erledigt werden können, legen Sie diese in einem eigenen Bereich ab. 

Zeitstrahl erstellen

Am einfachsten ist es, wenn Sie rückwärts arbeiten. Das gilt vor allem dann, wenn Sie einen festen Termin für das Projekt haben. Wenn nicht, legen Sie fest, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen sollte, und ordnen Sie sie im Diagramm entsprechend an. Dabei empfiehlt es sich, die Dauer für eine Aufgabe eher zu überschätzen. Mit solchen Puffern gehen Sie sicher, dass bei unerwarteten Ereignissen nicht gleich das gesamte Projekt vom Kurs abkommt. 

Aufgaben organisieren

Dieser Teil ist sehr befriedigend. Gehen Sie die Aufgaben mit Abhängigkeiten durch und ordnen Sie sie in einer Reihenfolge an.  Perfekt – jetzt wissen Sie, wo Sie Ihre Aufgaben ins Gantt Diagramm einsetzen.

Gantt-Diagramm in Lucidspark online erstellen

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Öffnen Sie zuerst die Gantt-Diagramm Vorlage in Lucidspark. Geben Sie dann die zu erledigenden Aufgaben ein, die Sie im Brainstorming ermittelt haben. Die Aufgaben stehen auf der linken Seite im Gantt-Diagramm. Das Modell enthält nur neun Aufgaben, Sie können aber problemlos unendlich viele Aufgaben per Copy & Paste hinzufügen (das Gleiche gilt für jedes andere Element im Diagramm).

Weisen Sie jedem Team oder Teammitglied eine Farbe zu, und geben Sie diese Farbe in der Legende unten im Diagramm an. Zu jeder Aufgabe gehört ein Balken, der ihre jeweilige Dauer visuell darstellt. Ändern Sie einfach die obere Achse des Diagramms in den entsprechenden Kalender und ziehen Sie dann die Aufgabenbalken auseinander oder zusammen, um anzuzeigen, wann die einzelnen Aufgaben fällig sind.

Wenn das Gantt-Diagramm fertig ist, sehen Sie, dass Aufgaben mit Abhängigkeiten erst dann beginnen, wenn die abhängigen Aufgaben abgeschlossen sind. Außerdem wird ersichtlich, dass parallel laufende Aufgaben – passenderweise – parallel verlaufende Balken haben.

Diagramm mit anderen teilen

Einer der besten Aspekte eines Lucidspark-Diagramms ist, wie einfach Sie die Boards teilen können, sodass alle auf demselben Stand bleiben. Sie können sie mit einer beliebigen Person teilen, einfach indem Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ oben rechts in der Ecke klicken. Da das Diagramm in der Cloud gespeichert ist, haben alle, mit denen Sie es geteilt haben, immer die aktuellste Version. 

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie um Feedback zum Diagramm bitten. Es ist viel, viel einfacher, Zeitstrahl, Abhängigkeiten oder andere Dinge vor Projektbeginn zu ändern, als plötzlich mitten im Projekt alles neu organisieren zu müssen. Lassen Sie sich von jeder beteiligten Person bestätigen, dass sie die ihr zugewiesenen Aufgaben versteht und sie bis zum angegebenen Datum abschließen kann. 

Fortschritt verfolgen

Nun, da Sie das gesamte Projekt geplant haben, können Sie sich zurücklehnen und zusehen, wie die Aufgaben ihren Weg zum Abschluss finden. 

Gantt-Diagramme werden häufig von Projektmanagern verwendet, doch auch bei Personen mit anderen Rollen in den verschiedensten Branchen kommen sie zum Einsatz. Sie können Gantt-Diagramm sogar privat nutzen, um ein Projekt zu bearbeiten, für das Sie allein verantwortlich sind. Das Beste an einem Gantt-Diagramm ist die Klarheit, die es jedem Projekt gibt. Eine überwältigende Softwareeinführung scheint damit plötzlich durchaus machbar. Und die Aufteilung in mundgerechte Aufgaben hilft allen Beteiligten durchzuatmen, statt vor lauter Angst vor einem riesigen Projekt. in Schockstarre zu verfallen.