Een Gantt Chart maken

Zelfs eenvoudig lijkende taken kunnen zich snel ontpoppen tot een onoverzichtelijke puinhoop. Maar project management is eenvoudiger wanneer je de juiste tools gebruikt. En hier is nog beter nieuws: de juiste tool voor het beheren van een project is makkelijk, intuïtief en extreem visueel. We noemen dit een Gantt-diagram, ofwel Gantt Chart, en het is een geweldig hulpmiddel om allerlei typen projecten - van de op het oog simpele tot welhaast onmogelijk lijkende - onder controle te houden. We laten je zien hoe je aan de slag kunt gaan met het organiseren van je eigen Gantt-diagram - met behulp van Lucidspark.

Je Gantt meteen aan de slag!

Wat is een Gantt Chart (ofwel, balkenplanning of strokenplanning)?

Een Gantt-diagram is een diagram met balken die staan voor de tijd en de stappen - of taken - die nodig zijn om een project te voltooien. Vandaar ook wel de naam ‘balkenplanning’ of ‘strokenplaning’. De taken worden toegewezen aan teamleden en weergegeven op balken die overeenkomen met de deadlines bovenaan het diagram. Je kunt in één oogopslag zien wie waaraan werkt, en wanneer iedere taak af moet zijn. Je kunt ook de afhankelijkheden van iedere taak zien, en zien welke taken tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd.

De Gantt Chart werd in 1896 ontwikkeld door Karol Adamiecki, een Poolse econoom, ingenieur en managementonderzoeker. (In hetzelfde jaar werd ook in Duitsland de automatiek uitgevonden, dus voor liefhebbers van een broodje kroket is dit een belangrijk jaar.) Adamiecki benadrukte harmonieus werk gebaseerd op grafische analyse, en zijn streven naar de harmonisatie van werk leidde tot een vroege versie van het Gantt-diagram, het 'harmonogram'.

Dit diagram werd vervolgens bijgewerkt door Henry Gantt, een Amerikaanse ingenieur en managementconsultant, toen hij werd aangeworven om het Amerikaanse leger te helpen zich voor te bereiden op de Eerste Wereldoorlog. De Gantt Chart is een weerspiegeling van zijn managementtheorie, die de nadruk legt op middelen en tijd, en werd ontworpen om een vergelijking tussen beloften en prestaties weer te geven. Maar deze vroege grafieken hadden een aantal grote tekortkomingen:

1. Ze toonden onderlinge afhankelijkheden niet en
2. Ze werden op papier getekend, dus wanneer er iets veranderde, moesten ze helemaal opnieuw worden getekend.

Gelukkig houden moderne vormen van het Gantt-diagram iedereen harmonieus aan het werk voor een gedeeld doel, zonder dat daarbij het diagram telkens wanneer er iets verandert weer op een leeg vel papier vanaf nul moet worden uitgetekend.

Voordelen van het gebruik van een Gantt Chart

Je zult waarschijnlijk je eigen redenen vinden om van deze diagrammen te houden wanneer je ze in je werkprocessen begint te introduceren, maar hier zijn een paar veelvoorkomende redenen waarom mensen deze handige visuals gebruiken:

1. Voortgang bijhouden—Je weet op ieder moment hoe het project ervoor staat.
2. Team op een lijn houden—Het team stemt van tevoren in met het project en de taken.
3. Beheersbaarheid—Intimiderende projecten worden opgedeeld in kleinere, beheersbare taken die gemakkelijker te overzien zijn.
4. Afhankelijkheden tonen—Het is makkelijk om afhankelijkheden over het hoofd te zien wanneer taken niet worden bijgehouden, en dat leidt tot knelpunten die je deadline in gevaar kunnen brengen.
5. Resource management—Weten wie waar nodig is, en wat iedereen individueel zal bijdragen. Voorkom burn-out door te weten wie er extra ondersteuning nodig heeft.

Gantt-diagram maken, zó doe je dat

Ben je klaar om je eigen meesterwerk te maken? Hier is onze stapsgewijze handleiding:

Bepaal je taken en subtaken

Je zult er versteld van staan hoeveel taken er zelfs bij een klein projectje komen kijken. Gebruik deze stap als een kans om een virtueel whiteboard zoals Lucidspark te gebruiken, met sticky notes om over taken en subtaken te brainstormen. Zo zorg je dat je geen taken vergeet. Vraag input van verschillende teams en stakeholders, die misschien alternatieve invalshoeken aandragen. Wanneer je klaar bent met brainstormen, kun je deze notities makkelijk verplaatsen tijdens de volgende stappen.

Bepaal hoe de taken samenhangen

Taken kunnen binnen een Gantt-diagram op twee manieren met elkaar samenhangen:

1. Parallelle taken—Taken waaraan je tegelijkertijd kunt werken
2. Opeenvolgende taken—Taken met afhankelijkheden

Op je virtuele whiteboard kun je sticky notes verplaatsen om aan te geven voor welke taken eerdere taken moeten worden voltooid, voordat ze kunnen worden uitgevoerd. Als er taken zijn die onafhankelijk van elkaar kunnen worden uitgevoerd, plaats je ze in hun eigen container.

Gantt Chart maken

Je kunt hierbij het makkelijkst terug in de tijd werken, vooral wanneer je aan een project met een harde deadline werkt. Doe je dit niet, schat dan in hoeveel tijd iedere taak zal kosten, en rangschik je taken op basis daarvan in het diagram. Je kunt de tijd die een taak kost het beste ruim inschatten. Op deze manier loopt het project niet in het honderd wanneer er zich onvoorziene omstandigheden voordoen.

Organiseer je taken

Dit deel voelt goed. Ga door je taken met afhankelijkheden heen en rangschik ze op volgorde. Boem! Nu weet je hoe je je taken in een Gantt Chart moet indelen.

Gantt Chart maken in Lucidspark

Natuurlijk hebben we een sjabloon voor Gantt chart. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Open eerst de sjabloon voor Gantt charts in Lucidspark. Daarna vul je de taken in die voltooid moeten worden, zoals je hebt besloten tijdens je brainstormsessie. Taken staan aan de linkerkant van het Gantt-diagram. Er is plaats voor negen taken in de sjabloon, maar je kunt gemakkelijk een oneindig aantal taken kopiëren en plakken (dit geldt ook voor ieder ander object in het diagram).

Wijs ieder team of ieder teamlid een kleur toe, en geef deze kleur aan in de legenda onderaan het diagram. Iedere taak heeft een bijbehorende balk die de duur van de taak visueel weergeeft. Verander de bovenste as van het diagram simpelweg in de juiste kalender, en maak de taakbalken dan langer of korter om visueel aan te geven wanneer de taak af moet zijn.

Wanneer je Gantt-kaart af is, zul je zien dat taken met afhankelijkheden niet worden gepland om te beginnen totdat de afhankelijke taken voltooid zijn. Je ziet ook dat parallelle taken—uiteraard—parallelle balken hebben.

Deel je diagram

Een van de grootste pluspunten van een Lucidspark-diagram is het gemak waarmee je whiteboards kunt delen om iedereen op één lijn te houden. Je kunt je diagram met iedereen delen door op de knop 'delen' met het papieren vliegtuigje in de rechterbovenhoek te klikken. En omdat het diagram is opgeslagen in de cloud, hebben de mensen met wie je het deelt altijd toegang tot de meest up-to-date versie.

Dit is het moment waarop je om feedback over het diagram vraagt. Het is echt véél makkelijker om de tijdlijn, afhankelijkheden of andere aspecten te wijzigen voordat het project van start gaat, dan dat je midden in een project opeens het roer om moet gooien. Vraag aan iedere taakhouder bevestiging dat hij of zij de toegewezen taken begrijpt en verwacht ze op de aangegeven datum te kunnen voltooien.

Houd je voortgang bij

Nu je je hele project in kaart hebt gebracht, kun je je stoel een tandje terugzetten en kijken hoe taken zich als vanzelf voltooien.

Hoewel Gantt-diagrammen vooral veel worden gebruikt door projectmanagers, zijn ze al in allerlei branches gebruikt door mensen met verschillende rollen. Je kunt zelfs een Gantt-diagram voor jezelf maken om een project bij te houden waar jij alleen voor verantwoordelijk bent. Het mooiste van Gantt-diagrammen is dat ze projecten zo overzichtelijk maken. Een enorme softwarelancering lijkt opeens helemaal haalbaar. En in plaats van dat het team wordt verlamd door de stress van een monsterproject, haalt iedereen wat gemakkelijker adem wanneer het wordt opgedeeld in hapklare brokken.