Les équipes organisent souvent des réunions dans le but de partager des informations, mais les réunions réussies vont au-delà de cet objectif. Les réunions peuvent être utilisées pour développer des concepts de produits, résoudre des problèmes complexes ou faire passer un projet au niveau supérieur. Ces avantages ne peuvent toutefois pas être réalisés sans un soutien actif des participants pendant les réunions de travail. 

On a souvent l'impression que les réunions sont improductives et inutiles. Si l'on ne met pas l'accent sur la facilitation et l'animation, les participants arrivent souvent non préparés, avec des rôles et des objectifs de réunion peu clairs. Ce manque de clarté signifie que les participants ne s'engagent pas suffisamment pour parvenir à de véritables solutions et que les prochaines étapes sont souvent mal définies.

La bonne nouvelle, c'est que la plupart des problèmes liés aux réunions peuvent être résolus en passant d'une perspective de "qui dirige une réunion" à une perspective de "qui facilite une réunion." La première étape pour avoir des réunions plus efficaces est d'en comprendre la différence.

La différence entre diriger une réunion et animer une réunion

Lorsque vous dirigez une réunion d'équipe, il se peut que vous vous efforciez d'adopter une approche descendante en parlant la plupart du temps, en donnant des directives et en vérifiant rapidement les points de l'ordre du jour. 

Au contraire, quand on anime une réunion d'équipe, les animateurs vont donner la priorité aux processus de la réunion en guidant la collaboration sans nécessairement en être le principal décideur. Vous invitez les participants à collaborer au processus de prise de décision au nom de l'obtention d'un résultat plus équilibré et plus élevé. Les animateurs sont là pour réunir les bonnes personnes, avoir plus de participation et fournir les détails qui favorisent une discussion productive.

Les différences entre diriger et animer une réunion deviennent plus claires lorsque vous y réfléchissez en termes de perspective et d'action. Par exemple, diriger une réunion peut inclure :

• Perspective : Une concentration intérieure sur vos besoins pour la réussite du projet, un sens aigu du respect d'un certain délai et d'un certain rythme, et un sens du devoir pour amener l'équipe au bon résultat. 
• Actions : Prendre la parole lors d'une réunion, cocher la présence des éléments clés (invitation à la réunion, ordre du jour, points d'action) sans y réfléchir, dicter la structure et les résultats.

Animer une réunion, en revanche, permet de se concentrer sur la mise en place du cadre de la réunion. Par exemple, les animateurs peuvent prendre le temps de créer de manière réfléchie une invitation à une réunion qui explique sont but et ses objectifs. Les animateurs peuvent également établir un ordre du jour afin de créer des opportunités pour avoir plus de participation et de prendre les devants sur les questions possibles. Les animateurs organisent souvent des réunions dans ce sens :

• Perspective : Humilité, leadership collaboratif, élévation des compétences cognitives de l'équipe.
• Actions : Se préparer non seulement soi-même mais aussi l'équipe et maintenir une approche inclusive de la résolution de problèmes par l'écoute active, la curiosité et l'engagement des participants. Etablir un sentiment d'appartenance à l'équipe et créer un environnement qui invite à la confiance et à la collaboration. 

Animer une réunion : les meilleures pratiques

Animer réunion de travail est en fait une approche plutôt qu'un processus spécifique, donc les étapes à suivre peuvent varier en fonction de la façon dont votre équipe travaille le mieux. Cependant, vous trouverez ci-dessous quelques mesures initiales que vous pouvez prendre en tant qu'animateur de réunion pour aider votre équipe à tirer le meilleur parti du temps qu'elle passe ensemble :

Identifiez vos objectifs avec le commanditaire de la réunion

Le commanditaire est la personne qui a demandé la réunion, ce qui ne fait pas nécessairement de lui l'animateur. Les commanditaires d'une réunion sont ceux qui ont le plus à perdre ou à gagner, et ils ont généralement un message spécifique qu'ils veulent faire passer. Lors d'une réunion générale dans votre département, par exemple, le cadre du département est probablement le commanditaire. En tant qu'animateur, vous devez travailler avec le commanditaire pour comprendre quels sont ses objectifs. Ces objectifs vous aideront à déterminer ce qui pourrait être nécessaire pour préparer l'équipe à l'avance.

Invitez les bonnes personnes à la réunion

Cette étape peut être difficile si vous ne connaissez pas bien votre équipe et les parties prenantes. Connaître les principaux objectifs du commanditaire de la réunion vous aidera. Vous pouvez utiliser ces objectifs pour réfléchir aux personnes qui pourraient contribuer à trouver une solution ou à faire avancer la conversation. Réfléchissez aux personnes qui pourraient avoir les réponses à certaines des questions possibles - ce sont les personnes qui doivent probablement participer à la réunion.

Préparez les participants à la réunion à l'avance

Les participants sont beaucoup plus enclins à s'engager dans une réunion lorsqu'ils ont la possibilité de réfléchir à l'ordre du jour et d'identifier les points sur lesquels ils peuvent apporter leur contribution. Avant votre réunion, donnez aux participants un peu plus de contexte que l'objet de l'invitation. Cela peut prendre la forme d'une déclaration d'objectif, d'un ordre du jour ou de documents d'appui.

Il est généralement plus facile de joindre ces informations à l'invitation pour que les gens puissent y accéder rapidement. Par exemple, l'invitation à un appel de lancement peut inclure un énoncé d'objectif qui dit : "Lancer efficacement notre initiative avec une vision, une charte des rôles et des normes, et un engagement du groupe envers chacun de ces éléments." 

Élaborez un ordre du jour qui encourage la participation

L'une des plus grandes valeurs ajoutées du rôle d'animateur est qu'en tant que partie neutre, vous pouvez soulever des sujets de préoccupation ou des opportunités sous la forme d'une question. Poser une question habilement peut rendre des sujets plus vastes plus accessibles et inciter les participants à offrir leur expertise. 

Par exemple, un point typique de l'ordre du jour comme "discuter du plan stratégique" peut sembler trop important pour qu'un seul participant puisse y répondre. Mais en la remplaçant par des questions qui mènent au résultat souhaité, vous rendrez le sujet plus accessible et ouvert à la discussion. Au lieu de "discuter du plan stratégique", essayez de poser des questions comme celles-ci : "Quelle est la principale menace qui pèse sur le marché et qui requiert notre attention ? Comment cela pourrait-il nous affecter, et quelles actions nous permettraient de les anticiper ?" 

Commencez la réunion en brisant la glace et trouvez votre style d'animation

Même avec la meilleure préparation, les gens viennent souvent aux réunions en portant le poids de la journée avec eux. L'une de vos premières actions au début de la réunion doit être de faire en sorte que tout le monde se concentre sur l'objectif principal de la réunion et sur ce que vous espérez obtenir à la fin de celle-ci. Brisez la glace et résumez en quelques mots l'objectif de la réunion peut vous aider à rassembler votre équipe et lui donner une bonne raison de participer.

Résumez l'objectif, les résultats, les avantages de la participation, la façon dont tout le monde participera, ainsi que les rôles et responsabilités des participants. Au fur et à mesure que vous ferez de l'animation, vous allez développer votre propre style, mais au départ, le script ci-dessous peut constituer un bon point de départ :

Salutation : Bonjour et bienvenue !

Objectif : L'objectif de cet atelier est d'identifier et d'adopter les changements qui amélioreront notre flux de travail quotidien .

Résultats et avantages : C'est le moment d'approfondir le sujet et de déterminer quelles sont les questions prioritaires à traiter et comment, donc le résultat clé de cette session est un plan des expériences que nous allons tenter.

Comment tout le monde participera : Dans un instant, nous allons recueillir vos commentaires. Mais tout d'abord, nous allons travailler ensemble, à la fois ici en tant que groupe et en petits groupes. Je faciliterai le travail en groupe, mais nous aurons besoin de volontaires pour noter vos résultats au cours des réunions en petits groupes. Est-ce que cela fonctionnera pour tous le monde ?

Créez des opportunités pour engager les participants

L'un des principaux objectifs de la facilitation est de faire ressortir les pensées et les réponses des membres de l'équipe afin d'accroître la participation et d'améliorer les résultats. Si vous vous contentez de lire les points d'un ordre du jour, les gens sont enclins à ne pas dire grand-chose et à se contenter de suivre les déclarations. Mais si vous demandez des réflexions sur un sujet particulier ou si vous posez des questions, cela encourage naturellement une plus grande participation. 

Les logiciels de collaboration visuelle peuvent faciliter la discussion en donnant aux participants quelque chose de visuel avec lequel ils peuvent s'engager et un endroit où ils peuvent partager leurs idées, quel que soit leur style de travail. Cela peut aussi vous permettre d'identifier les points de départ et de garder les équipes honnêtes sur ce que vous acceptez. Assurez-vous d'éviter de faire des déclarations générales et vérifiez périodiquement la température auprès de l'équipe pour voir si quelqu'un a des commentaires supplémentaires.

Maintenez de la flexibilité dans votre agenda et dans vos objectifs

Bien qu'il soit tentant de planifier excessivement chaque réunion, laissez un peu de place à l'imprévu. L'un des objectifs de l'animation est de faire émerger les imprévus, il peut donc y avoir quelque surprises au cours de la réunion. 

Plutôt que de prévoir exactement ce qui est nécessaire, prévoyez juste ce qu'il faut pour que la conversation puisse se poursuivre. Pendant la réunion d'équipe, restez à l'écoute de ce qui se passe dans l'instant afin de pouvoir y répondre de manière agile.

Suivi de réunion

Enfin, assurez-vous de faire un suivi avec les commanditaires et les participants de la réunion après celle-ci. Des progrès précieux peuvent être réalisés au cours d'une réunion, mais ils ne valent pas grand-chose s'il n'y a pas de suivi pour en assurer l'exécution. Après une réunion, faites circuler des comptes rendus qui clarifient les conclusions sur lesquelles vous vous êtes mis d'accord, exposent les prochaines étapes et identifient les responsables de chacune d'entre elles. Ces comptes rendus de réunion vous aide à aligner tout le monde sur les résultats et les prochaines étapes afin qu'il y ait moins de confusion.