Organisationstool: Tipps und Tricks zum Einholen und Organisieren von Feedback in Lucidspark

Vielleicht waren Sie schon einmal zu einem gemeinsamen Abendessen eingeladen, bei dem alle Beteiligten eigene Speisen mitbringen. Und möglicherweise erinnern Sie sich auch noch daran, dass das Buffet schließlich nicht unbedingt stimmig war – zu viele Hauptgerichte, zu wenige Vorspeisen. Die Krabbencocktails standen direkt neben den Nudeln. Chili con Carne Seite an Seite mit Käsekuchen. Und abschließend gab es Wackelpudding en masse.

Vielleicht standen Sie vor dem Buffet und haben sich gefragt, wie das passieren konnte. Wir erklären es Ihnen: Ein schlechtes Buffet ist das Ergebnis eines unstrukturierten Brainstormings. Das kann passieren, wenn sich ein Team für ein Thema entscheidet, Richtung und Definition aber nicht abgeklärt werden.

Ohne eine Methode zum Sammeln und Organisieren von Feedback zu Ihrem Brainstorming könnte Ihr Aufgabenmanagement der kulinarischen Katastrophe des Buffets ähnlich sehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie alle Ihre Häppchen des Brainstormings mit Hilfe des richtigen Organisationstools in umsetzbare, Aufgaben verwandeln.

Arbeiten Sie funktionsübergreifend zusammen

Legen Sie zunächst ein klares Ziel fest: Gehen Sie nicht davon aus, dass das Team das Ziel des Projekts oder der Sitzung zum Brainstormen versteht. Sie sollten den Zweck der Sitzung im Voraus genau erörtern und ihn Ihrem Board hinzufügen, sodass er keinesfalls aus dem Fokus gerät.

Bereiten Sie sich vor: Es ist wichtig, dass Sie Ihr Board in Lucidspark einrichten, bevor Sie mit dem Brainstorming beginnen. Auf diese Weise sind Sie beim Eintreffen des Teams startklar und verlieren keine wertvolle Zeit. Senden Sie den Link zum Lucidspark Board zusammen mit Ihrer Einladung zum Meeting. Verwenden Sie Container im Board, um Hauptziele festzulegen, und fügen Sie Post its hinzu, die Ihr Team während der Besprechung ausfüllen kann.

Bringen Sie Teams zusammen: Jedes Team, das an Ihrem Produkt oder Ihrer Lösung arbeitet, sollte am Brainstorming teilnehmen. Entscheiden Sie aber immer situationsbedingt, welche Teammitglieder beteiligt sein sollten. Zu viele Teilnehmende können zu Durcheinander führen, während zu wenige Teilnehmende möglicherweise nicht genug Ideen liefern. Sprechen Sie sich mit den Stakeholdern ab, um sicherzustellen, dass Sie alle Teams einbeziehen, die an dem Projekt mitarbeiten werden.

Weisen Sie Mitwirkenden Farben zu: Zugewiesene Farben sind eine der vielen unschlagbaren Funktionen von Lucidspark. Jedem Teammitglied kann eine individuelle Farbe zugewiesen werden, damit alle den Überblick über die eigenen Beiträge zum Brainstorming behalten. So motivieren Sie Mitwirkende, sich aktiv am Brainstorming zu beteiligen. Zudem können Sie Beiträge im Organisationstool im Blick behalten, also Kommentare direkt zu Personen zuordnen, wenn dazu später weitere Erklärungen benötigt werden.

Feedback einholen

Nachdem Sie Ihr Brainstorming organisiert haben, sollten Sie Feedback einholen. 

Verwenden Sie Emojis: Sie können Emojis ganz einfach zu jedem Element auf Ihrem Board hinzufügen. (Tipp: Sie können sogar ein Emoji zum Titel Ihres Boards hinzufügen. Rufen Sie dazu das Menü für Emojis über die Tastenkombination CNTRL + CMD + LEERTASTE für Mac auf.) Holen Sie Feedback in Form von Emojis ein und erhalten Sie Reaktionen Ihrer Teammitglieder auf Elemente Ihres Boards.

Erwähnen Sie Teammitglieder über die Funktion @mention: Holen Sie sich Feedback zu einem bestimmten Post it oder Thema ein. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie möchten ein Benutzerquiz auf Ihrer Website einbinden, das die Benutzer zu einem personalisierten Produkt führt. Sie könnten z. B. Ihre/n Chefentwickler/in auf direktem Wege kontaktieren, um herauszufinden, ob diese Idee programmiertechnisch umsetzbar ist. Alternativ können Sie Ihre Marketingleitung markieren, um in Erfahrung zu bringen, ob sie genügend Daten für Ihre Datenbank einbringen würde. Mit der Funktion @mention können Sie schnell Feedback von einzelnen Teammitgliedern einholen, die dann nach ihrem Zeitplan handeln können.

Stimmen Sie über Ideen ab: Lucidspark bietet eine integrierte Abstimmungsfunktion. Erstellen Sie eine Abstimmungssitzung, fügen Sie Details und Anweisungen hinzu und weisen Sie schließlich jedem Teammitglied eine Anzahl von Stimmen zu. Sie können die Abstimmung zeitlich begrenzen und Abstimmungsobjekte hinzufügen. Stimmen sind leicht zu erkennen und bieten der Gruppe einen visuellen Konsens. 

Verwenden Sie Timer: Manche Teammitglieder arbeiten besser unter Druck. Timer erhöhen nicht nur den Druck eines Brainstormings leicht, sondern verleihen diesem auch Struktur. Mit Timern kann eine unangenehme Stille vermieden werden. Ihr Team konzentriert sich auf die aktuelle Aufgabe und hat zudem einen genauen Zeitrahmen vor Augen, in dem es Feedback geben soll. Sie können z. B. verschiedene Timer für verschiedene Intervalle festlegen. Stellen Sie 1 Minute für eine allgemeine Übersicht oder 3 Minuten für bestimmte Themen oder Ideen ein.

Organisieren

Nach Ihrem Brainstorming erscheinen Ihnen die Ergebnisse vielleicht als großes Durcheinander. Das ist aber nur zu Beginn der Fall. Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Brainstorming zu überarbeiten, damit Sie und Ihr Team das Beste aus den Ideen herausholen können. Wir erklären, wie das mit dem Organisationstool genau funktioniert.

Probieren Sie Freihandzeichnen aus: Die Funktionsweise ähnelt jener bei der Erstellung von Drehbüchern, bei denen Handlungselemente auf Whiteboards miteinander verbunden werden. Mit der Funktion zum Freihandzeichnen von Lucidspark können auch Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Verbinden Sie Post its, streichen Sie Ideen oder kritzeln Sie einfach nur vor sich hin, bis Sie einen genialen Einfall haben. Freihandzeichnungen „lockern“ das Brainstorming auf und ermöglichen einen Raum für spannende Ideen, die sonst vielleicht unentdeckt geblieben wären.

Verwenden Sie Container: Sie können Container ganz einfach in Lucidspark einrichten. Sobald Sie einen Überblick über das Brainstorming haben, werden Muster ersichtlich, die Sie zu größeren Containern übertragen können. Wahlweise können Sie aber auch Container vor dem Brainstorming als Leitlinien für Ihre Teams einrichten. Diese erinnern daran, nach welchen Ideen Sie suchen.

Markieren und organisieren Sie Ideen mit Tags: Verwenden Sie Tags („Entwicklungsteam“, „Marketing“ usw.), um Ihre Ideen zu kennzeichnen und zu priorisieren. Auf diese Weise können Sie mit den wichtigsten Elementen beginnen, sobald Sie bereit sind, Ihre Ideen in Aufgaben umzuwandeln.

Sortieren Sie Ideen, um eine Übersicht zu schaffen: Organisieren Sie die Ideen und Post its anhand von Tags und Farben. Dies ermöglicht Ihnen, schnell zu bestimmen, in welchem Bereich Ihnen noch Ideen fehlen und wo es zu viele gibt.

Gruppieren Sie Post its nach Priorität: Erfassen Sie bestimmte Post its nach Schlüsselwörtern, Reaktionen, Reaktionen von verschiedenen Personen und Farben. Jedes Post it kann mit einer hohen, mittleren oder niedrigen Priorität versehen werden – so erkennen Sie die wichtigsten Projekte und Ideen auf einen Blick. Anschließend können Sie nach Priorität sortieren oder die Elemente nach Ihren eigenen Anforderungen einordnen.

Sie gestalten die Sortierung nach Ihren Bedürfnissen. Sobald alle Elemente an ihrem Platz sind, kristallisieren sich die nächsten Handlungsschritte heraus. Anschließend können Sie Ihr Team um abschließendes Feedback zur bestehenden Priorisierung der Notizen bitten.

Analysieren Sie Erkenntnisse und handeln Sie: Als Nächstes geht es darum, wichtige Erkenntnisse herauszuarbeiten und diese für die Umsetzung Ihrer Ideen zu nutzen. Schöpfen Sie jetzt das volle Potenzial der gesammelten Ideen in Lucidspark aus. Welche sind die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Brainstorming? Wie soll es weitergehen? Exportieren Sie Ihre Aufgaben in Lucidchart und wandeln Sie sie in Flussdiagramme, Projektroadmaps, Backflowlisten, Scrum Boards oder andere Organisationsmethoden Ihrer Wahl um.

Brainstorming ist ein wunderbarer Anfang – aber nur, wenn gute Ideen auch umgesetzt werden. Der Schlüssel zum Übergang von der Idee zu den nächsten Schritten liegt in deren Organisation und Umsetzung. Mit Lucidspark können Sie ganz einfach Feedback von Ihren Teams einholen und anschließend organisieren. Letztlich ist es äußerst bereichernd, die Ergebnisse eines intensiven Brainstormings vor sich zu sehen.