Dicas e truques de como conduzir uma reunião de brainstorming

Alguns de nós já tiveram a infeliz experiência de ir a um almoço comunitário que deu terrivelmente errado. Muitos petiscos e nada de prato principal. Coquetel de camarão ao lado do espaguete. Molho de pimenta perto do cheesecake. E gelatina pesadelo atrás de gelatina pesadelo. 

Você pode ter ficado olhando para a mesa do bufê, imaginando como isso aconteceu; mas estamos aqui para esclarecer o mistério: essa catástrofe é resultado de um brainstorming sem organização. É o que acontece quando uma equipe entra em acordo sobre um tema, mas não sobre a direção e as explicações. 

Sem um método para coletar e organizar feedback sobre seu brainstorming, você pode muito bem acabar tendo uma gestão de tarefas equivalente a esse desastre culinário. Este artigo mostra como pegar todos os deliciosos ingredientes do seu brainstorming e transformar em tarefas práticas e organizadas.

Colabore de forma interfuncional

Comece com uma meta em mente — não suponha que a equipe entendeu o objetivo do projeto, muito menos o objetivo da sessão de brainstorming. É uma boa ideia refinar o propósito do brainstorming antes da chegada de todos e adicioná-lo ao seu mural para mantê-lo em mente durante a sessão. 

Prepare-se — antes do brainstorming, é importante configurar seu mural no Lucidspark. Dessa forma, você terá tudo preparado quando a equipe chegar e não perderá tempo. Inclua o link do mural do Lucidspark ao convite da reunião. Use caixas no mural para designar os objetivos principais; e adicione notas adesivas às caixas que sua equipe pode preencher durante a reunião. 

Reúna as equipes — toda equipe que põe a mão no seu produto ou solução deve estar envolvida no brainstorming; porém, seja seletivo ao decidir quem deve estar no brainstorming. Colaboradores demais podem gerar um caos, e poucos colaboradores podem produzir poucas ideias. Decida com as partes interessadas para garantir a inclusão de todas as equipes que contribuirão para o projeto.

Atribua cores aos colaboradores — conheça um dos muitos incríveis recursos do Lucidspark: a atribuição por cores. Cada membro de cada equipe pode receber uma cor para que todos saibam quem contribuiu para o brainstorming. Além de ser uma grande motivação para que todos os membros participem, também serve para acompanhar as contribuições, de modo que, se forem necessários esclarecimentos futuros sobre uma determinada contribuição, você pode ir diretamente à fonte do comentário. 

Recolha feedback

Após organizar o brainstorming, é hora de solicitar feedback. 

Use emojis — é fácil adicionar emojis a qualquer elemento do seu mural. Dica: você pode até mesmo adicionar um emoji ao título do mural; para isso, aperte CTRL+CMND+ESPAÇO no Mac para abrir o menu de emojis. Solicite feedback na forma de emojis e veja a reação dos colegas de equipe aos itens do mural.

@mention colegas de equipe — receba feedback sobre uma nota adesiva ou um tópico específico. Por exemplo: você decidiu incorporar um quiz para usuários no seu site; a partir dele, o usuário será levado para um produto personalizado. Você pode marcar seu desenvolvedor-chefe para ver se essa é uma ideia viável para o site; ou pode marcar o chefe de marketing para ver se essa ideia traria captura de dados suficiente para seu banco de dados. O recurso @mention é uma maneira rápida de solicitar feedback de membros específicos da equipe no tempo deles.

Vote nas ideias — o Lucidspark apresenta um recurso de votação integrado. Crie uma sessão de votação, adicione detalhes e instruções e defina o número de votos para cada membro da equipe. Você pode adicionar um prazo para votar e definir quais objetos receberão os votos. Os votos são facilmente vistos e oferecem um consenso visual para o grupo. 

Use temporizadores — alguns membros da equipe trabalham melhor sob pressão. Os temporizadores não apenas adicionam uma pressão suave ao brainstorming como podem organizar a sessão. Em vez de sofrer com o silêncio constrangedor, use os temporizadores para manter a equipe focada na tarefa em questão e, ao mesmo tempo, dar aos participantes um prazo definido para o feedback. Considere estipular tempos diferentes para intervalos diferentes. Por exemplo: 1 min. para alto nível; 3 min. para tópicos ou ideias específicos.

Organizar

Após o brainstorming, você pode sentir aquela sensação de “fiasco do almoço”. Mas é temporário. É aí que chega a hora de refinar o brainstorming para que ele funcione melhor para você e sua equipe. Eis como fazer isso:

Use o desenho à mão livre — assim como os roteiristas de programa de TV usam um quadro branco para conectar pontos da trama, você libera sua criatividade graças ao recurso de desenho à mão livre no Lucidspark. Conecte notas adesivas, elimine ideias ou apenas rabisque até que algo genial apareça. O desenho à mão livre adiciona um elemento mais orgânico ao processo de brainstorming, o que pode desencadear ideias interessantes.

Use caixas — é fácil configurar caixas no Lucidspark. Após ter uma visão abrangente do brainstorming, você notará padrões que podem ser agrupados em caixas maiores. Como alternativa, considere configurar caixas antes do brainstorming para orientar e lembrar suas equipes de quais ideias você está procurando.

Rotule e priorize ideias com tags — use tags para rotular suas ideias (“equipe de desenvolvimento”, “marketing” etc.) e priorize-as. Dessa forma, ao se preparar para transformar ideias em tarefas, você pode começar com os itens prioritários. 

Classifique ideias para ter maior clareza — organize ideias e notas adesivas com base em tags e cores. Isso mostra rapidamente onde você tem ideias de menos ou ideias demais.

Agrupe notas adesivas por prioridade — colete notas adesivas com base em palavras-chave, reação, quem reagiu e cores. Cada nota adesiva pode ser marcada por prioridade (alta, média ou baixa) para a exibição rápida de projetos e ideias mais importantes. Você pode, então, classificar por prioridade ou classificar manualmente, de acordo com as suas necessidades.

A maneira de classificar depende das suas necessidades; porém, ao classificar e organizar, você já deu o tiro de largada para o preenchimento do mural. Você pode solicitar um feedback final da equipe para ouvir alguma contribuição extra sobre a priorização das notas.

Analise e parta para a ação — o próximo passo é descobrir os principais insights e usá-los para realizar suas ideias. Não deixe seu brainstorming organizado mofar no Lucidspark. Quais são as principais conclusões do brainstorming? O que acontece depois? Exporte suas tarefas para o Lucidchart e transforme-as em fluxogramas, roteiros de projeto, listas de logística reversa, quadros Scrum ou outros métodos de organização de sua escolha.

O brainstorming é um ótimo primeiro passo, mas é útil apenas se as ideias forem colocadas em prática. O segredo para passar da ideação para os próximos passos é organizar e sintetizar todas as ideias. Com o Lucidspark, coletar feedback de sua equipe é fácil; e organizar esse feedback, também. E ver os resultados de uma sessão de brainstorming produtiva é, no mínimo, gratificante.