Tips en trucs voor het verzamelen en structureren van feedback in Lucidspark

Sommigen van ons hebben wel eens aan een potluck meegedaan die vreselijk mis ging. Veel te veel voorgerechten en geen broodjes. Garnalencocktail met spaghetti. Chili met cheesecake. En iedereen had toetjes meegenomen. 

Misschien stond je aan de buffettafel en vroeg je je af hoe het heeft kunnen gebeuren. Wij hebben het antwoord op die vraag: een mislukte potluck is het resultaat van brainstormen zonder organisatie. Dat is wat er gebeurt als een team alleen afspraken maakt over een thema, maar niet over richting en verduidelijking. 

Zonder een methode om feedback op je brainstorm te verzamelen en de feedback te structureren, zou je op het gebied van taakbeheer heel goed hetzelfde probleem kunnen krijgen als bij die tafel vol met dezelfde hapjes. In dit artikel leggen we uit hoe je alle briljante resultaten van jouw brainstorm kunt omzetten in uitvoerbare, georganiseerde taken.

Cross-functioneel samenwerken

Begin met een doel voor ogen— Ga er niet zomaar vanuit dat het team het doel van het project begrijpt, laat staan het doel van de brainstormsessie. Het is een goed idee om het doel van de brainstorm voor jezelf duidelijk te krijgen voordat iedereen arriveert en dit doel op het whiteboard te schrijven. Zo blijft het tijdens de sessie steeds in beeld. 

Voorbereiding— Voordat je met brainstormen begint, is het belangrijk dat je je whiteboard in Lucidspark opzet. Zo ben je gelijk klaar om te beginnen op het moment dat je team in de vergadering aankomt en verspil je geen onnodige tijd. Stuur de link naar je Lucidspark-whiteboard mee met de uitnodiging voor de vergadering. Gebruik de containers op het whiteboard om hoofddoelen aan te duiden en voeg sticky notes toe aan de containers die je team tijdens de vergadering kan invullen. 

Breng teams samen —Elk team dat met jouw product of oplossing te maken heeft, moet bij de brainstorm betrokken zijn. Denk goed na over wie je bij de brainstormsessie wilt hebben. Als er te veel mensen meedoen, kan dit tot chaos leiden. Met te weinig deelnemers loop je het risico dat de sessie te weinig ideeën oplevert. Neem contact op met stakeholders zodat alle teams die aan het project bijdragen bij de brainstorm betrokken zijn.

Wijs kleuren toe aan deelnemers— Maak kennis met een van de vele fantastische functies van Lucidspark: kleurtoewijzing. Elk lid van elk team kan een persoonlijke kleur krijgen, zodat iedereen de bijdragen aan de brainstorm kan bijhouden. Dit is niet alleen een geweldige motivatie om leden zover te krijgen dat ze een bijdrage leveren, maar het dient ook om de bijdragen zelf bij te houden. Als in de toekomst verduidelijking over een bepaalde inbreng nodig is, kun je je direct wenden tot de bron van die opmerking. 

Feedback verzamelen

Nadat je je brainstorm hebt georganiseerd, is het tijd om feedback te vragen. 

Gebruik emoji's: Je kunt heel eenvoudig emoji's toevoegen aan elk element op je whiteboard. (Tip: je kunt zelfs een emoji aan de titel van je whiteboard toevoegen door CNTRL+CMND+SPACE op een Mac in te voeren en zo het emoji-menu te openen.) Je kunt feedback vragen in de vorm van emoji's en ook reacties van teamgenoten in de vorm van emoji's ontvangen.

@mention teamgenoten: ontvang hun feedback over specifieke sticky notes of onderwerpen. Stel dat je bijvoorbeeld een quiz voor gebruikers op je website wilt opnemen, waarmee je gebruikers naar een gepersonaliseerd product worden doorgeleid. Je kunt je hoofdontwikkelaar dan taggen om te zien of dit een haalbaar idee is voor jouw website. Je kunt ook je hoofd marketing taggen om te zien of met dit idee voldoende gegevens voor je database kunnen worden verzameld. Het gebruik van de functie @mention is een snelle manier om feedback te vragen van bepaalde teamleden over hun planning.

Stemmen op ideeën: Lucidspark heeft een geïntegreerde stemfunctie. Maak een stemsessie aan, voeg details en instructies toe en geef ieder lid van jouw team vervolgens een aantal stemmen om uit te delen. Je kunt een tijdslimiet instellen voor de stemming en de objecten waarop gestemd moet worden. De stemmen zijn gemakkelijk te zien en geven de groep visuele consensus. 

Gebruik timers: Sommige teamleden werken het beste onder druk. Timers zorgen niet alleen voor lichte druk op een brainstorm, maar kunnen ook worden gebruikt om een brainstorm te organiseren. In plaats van dat er ongemakkelijke stiltes vallen, zorgen timers ervoor dat je team gefocust blijft op de taak die moet worden volbracht. Daarnaast geven ze deelnemers een vaste tijd voor het geven van feedback. Je kunt verschillende timers instellen voor verschillende intervallen. Bijvoorbeeld: 1 minuut voor een algemene brainstorm, of 3 minuten voor specifieke onderwerpen of ideeën.

Feedback groeperen en structureren

Na je brainstorm ervaar je misschien dat gevoel van een "mislukte potluck". Dat is maar tijdelijk. Nu is het tijd om je brainstorm te verfijnen, zodat deze zo goed mogelijk werkt voor jou en je team. Kijk hier hoe je dat doet.

Probeer uit de vrije hand te tekenen: Net zoals schrijvers de plottwists van je favoriete televisieprogramma's verbinden door op whiteboards te tekenen, kan jij met de freehandfunctie in Lucidspark je eigen creativiteit de vrije loop laten. Verbind sticky notes met elkaar, schrap ideeën of krabbel gewoon iets totdat er een ingenieuze ingeving ontstaat. Tekenen uit de vrije hand voegt een meer organisch element toe aan het brainstormproces en dat kan spannende ideeën oproepen.

Maak gebruik van containers: Je kunt heel eenvoudig containers instellen binnen Lucidspark. Zodra je een overzicht van de brainstorm op hoog niveau hebt, zie je patronen ontstaan die vervolgens tot grotere containers kunnen leiden. Je kunt er ook voor kiezen om al vóór de brainstorm containers te creëren, om je teams eraan te herinneren naar welke ideeën je op zoek bent.

Label en prioriteer ideeën met tags: Gebruik tags om je ideeën te labelen ('ontwikkelteam', 'marketing', enz.) en zet ze in een bepaalde rangorde. Op die manier kan je, zodra je je ideeën in taken hebt vertaald, beginnen met de items met de hoogste prioriteit. 

Sorteer de ideeën op duidelijkheid: Organiseer de ideeën en sticky notes op het whiteboard op basis van tags en kleuren. Zo zie je snel waar je nog niet genoeg of juist te veel ideeën hebt.

Deel de sticky notes in op prioriteit: Verzamel bepaalde sticky notes bij elkaar op basis van trefwoorden, reactie, wie heeft gereageerd en kleur. Elke sticky note kan worden gelabeld met hoge, gemiddelde of lage prioriteit om de belangrijkste projecten en ideeën in één oogopslag in beeld te krijgen. Je kunt ervoor kiezen om op prioriteit te sorteren of handmatig te sorteren, hoe je het maar hebben wilt.

De manier waarop je de notes sorteert hangt af van wat jij wil, maar als je ze eenmaal hebt gesorteerd en georganiseerd, heb je in feite al een plan op het whiteboard staan. Je kunt het team dan een laatste keer om feedback vragen om na te gaan of iemand nog iets te zeggen heeft over de prioritering van de sticky notes.

Analyse en actie: De volgende stap is het ontdekken van belangrijke inzichten en deze gebruiken om je ideeën te realiseren. Laat je goed georganiseerde brainstorm niet alleen maar in Lucidspark staan. Wat zijn de belangrijkste conclusies uit de brainstorm? Wat gebeurt er daarna? Exporteer je taken naar Lucidchart en zet ze om in stroomdiagrammen, projectroadmaps, backflowlijsten, scrum boards of andere organisatiemethoden naar eigen keuze.

Feedback verzamelen na je brainstorm

Brainstormen is een geweldige eerste stap, maar het werkt uiteindelijk alleen als de ideeën ook echt in daden worden omgezet. Bij de overstap van ideevorming naar het definiëren van de volgende stappen is het organiseren en structureren van al je ideeën van cruciaal belang. Met Lucidspark kun je heel eenvoudig feedback verzamelen vanuit je team en is het structureren van die feedback een fluitje van een cent. Als je de resultaten ziet van een productieve brainstormsessie word je daar gewoon blij van.