フィードバック分析とブレインストーミングのコツ

持ち寄りパーティーを計画したら、散々な結果に終わったことはないでしょうか。前菜が多すぎてパンがなかったり、スパゲッティの隣にシュリンプカクテル、チーズケーキの隣にチリが来たり、やたらにゼラチンで固めた料理が多くなったり。

どうしてこうなった、と思うでしょう。その理由は、整理することを念頭に置かずにブレインストーミングを行ったからです。テーマを決めても、方向性やテーマの明確化ができていない場合にこうした事態が起こります。

ブレインストーミングから生まれたフィードバックをまとめ、整理する方法の用意がなければ、タスク管理の結果が先程の持ち寄りパーティーのようになりかねません。この記事では、ブレインストーミングで集まった名案すべてを実行可能かつ整理されたタスクへと変換する方法をご紹介します。

Lucidsparkで部署を超えたコラボレーションを実現

目標を念頭に置いて議論を始める - チームメンバーがプロジェクトやブレインストーミングセッションの目標を理解しているとは限りません。参加者が到着する前にブレインストーミングの目的を明確にしておき、ホワイトボードに書き加え、これを念頭に置いてセッションを進めることをおすすめします。

準備しておく - ブレインストーミングの開始前に Lucidspark でホワイトボードをセットアップしておきます。こうすることで、メンバーが集まったらすぐに議論を始められ、時間を無駄にすることがありません。会議の招待状と一緒に Lucidspark ホワイトボードのリンクを送信しておきます。ホワイトボード上のコンテナーに主な目標を指定し、コンテナーに付箋を付けて、会議中にメンバーが入力できるようにしておきましょう。

必要な参加者を集める - ブレインストーミングには製品やソリューションに関係するすべてのチームが参加するのが望ましいですが、参加者を決めるのは主催者であるあなたです。人数が多すぎると収集がつかなくなり、逆に少なすぎるとアイデアも少なくなってしまいます。プロジェクトに関与するすべてのチームメンバーが含まれているかどうか、ステークホルダーに確認しましょう。

共同編集者を色分けする - Lucidspark の便利な機能のひとつ、共同編集者の色分けを使えば、各メンバーに個別に色を割り当ててブレインストーミングへの貢献内容を把握することができます。メンバーに積極的に参加してもらうためのモチベーションになるのに加え、参加者の記録を残しておくことで、将来的に特定の意見を深堀りする必要が生じたときにも、コメントを追加した人に直接質問できるようになります。

フィードバックを収集

ブレインストーミングを整理するための準備ができたら、フィードバックの収集に移ります。

絵文字を使う - ホワイトボードでは、どの要素にも簡単に絵文字を追加できます (ヒント : Mac で CNTRL + CMND + SPACE キーを押して絵文字メニューを表示させれば、ホワイトボードのタイトルに絵文字を追加することもできます)。絵文字でフィードバックを集めれば、ホワイトボード上のアイテムに対する反応をひと目で確認できます。

メンバーに@mentionする - 特定の付箋やテーマについて意見を聞きたい場合に便利です。例えば、パーソナライズされた製品を提供するため、サイトにユーザー向けのクイズを組み込みたい場合、自社サイトにこうした機能が実装できるかどうか、開発責任者にタグを付けて確認したり、この方法でデータベース作成に必要なデータが十分が集められるかどうか、マーケティング責任者にタグを付けて尋ねることができます。スケジュールを調整するときも、@mention機能を使えば特定のメンバーから回答をすばやく集められます。

投票でアイデアを選ぶ — Lucidspark では、投票機能を使って投票セッションを作成し、情報や指示を追加して、チームの各メンバーに投票数を割り当てることができます。また、投票期限や投票対象を追加することもできます。この機能を使えば、会議終了後にも確認しやすく、視覚的にグループのコンセンサスが得られます。

タイマーを使う - 時間的制約を設けることで生産性が上がることもあります。タイマーでブレインストーミングに緩い制約を加え、議論をまとめやすくすることで、気まずい沈黙が減り、メンバーが目の前のテーマに集中し、一定の時間内にフィードバックを出せるようになります。俯瞰的なテーマには1分、具体的なトピックやアイデアに関しては3分など、状況に応じて個別にタイマーを設定するのよいでしょう。

ブレインストーミングのアイデアを整理・分析する

ブレインストーミングが終了すると、多種多様な大量のアイデアを前に途方に暮れるような気分にもなりますが、ここで必要なのはブレインストーミングの内容を整理し、チームにとって最も効果的な内容に仕上げることです。次の方法を試してみましょう。

フリーハンド描画を試してみる - ライターがホワイトボードにプロットを描いて人気テレビ番組の脚本に仕上げるように、Lucidspark のフリーハンド描画機能を使えば、創造性を存分に発揮できます。付箋をつなげ、アイデアを消し、最高のアイデアが出てくるまでひたすら落書きするなど、ブレインストーミングのプロセスに自由な要素を加えることで、魅力的なアイデアが生まれることもあります。

コンテナーを使う - Lucidspark でコンテナーを設定するのは簡単です。ブレインストーミングの内容を高い視点から眺めると、パターンが見えてきます。これを大きなコンテナーへまとめていきます。また、ブレインストーミング前にコンテナーを用意して議論の目安にしたり、求められているアイデアをメンバーにリマインドすることもできます。

タグでアイデアにラベルを追加して優先順位をつける - タグを使ってアイデアに「開発チーム」、「マーケティング」などとラベルを付与し、優先順位をつければ、アイデアをタスクに落とし込む段階でも優先順位の高いものから順番に進めることができます。

アイデアをわかりやすく分類する - タグや色別にアイデアや付箋を整理することで、アイデアが足りない箇所や多すぎる箇所がひと目で判別できます。

付箋を優先順位別にグループ化する - キーワード、リアクションの内容や追加したユーザー、色などに従って付箋をまとめます。それぞれの付箋に優先度の高・中・低の順にタグ付けすれば、最も重要なプロジェクトやアイデアを一目で確認することができます。その後、優先順位順に自動で並べ替えたり、要件に合わせて手動で順序を変えることができます。

分類方法はニーズにより異なりますが、一度分類して整理してしまえば、ボードがスッキリし、スムーズに作業を進められるようになります。その後、メンバーから最終的なフィードバックを求め、メモの優先順位について異論がないかどうかを確認することができます。

分析し、行動に移す - 次のステップでは、鍵となる洞察を明らかにし、これを使ってアイデアを実現させていきます。うまくまとまったブレインストーミングの成果を Lucidspark に保存したままにせず、ブレインストーミングで得られた重要なポイント、次に何をすべきかなどを確認してLucidchart にタスクをエクスポートすれば、フローチャート、プロジェクトロードマップ、バックフローリストやスクラムボードなど、好きな方法で整理できます。

ブレインストーミングは最初の一歩として非常に強力なメソッドですが、出されたアイデアを実践できなければ意味はありません。アイデア出しから次のステップへと進むには、すべてのアイデアを整理して統合することが大切です。ブレインストーミングソフトLucidspark を使えば、チームからのフィードバックを簡単に集められ、整理も手軽で、生産性が高く、確実な成果を生み出すブレインストーミングセッションを実現できます。