Diretores muitas vezes convocam reuniões com o único propósito de reunir todos em uma sala ao mesmo tempo para passar uma determinada mensagem. No entanto, reuniões bem-sucedidas vão muito além disso. Reuniões podem ser usadas para desenvolver conceitos de produtos, solucionar problemas complexos ou aprimorar um projeto. Entretanto, esses benefícios não serão atingidos sem um apoio ativo aos participantes por meio da facilitação da reunião. 

Há uma percepção comum entre as pessoas de que reuniões não são produtivas. Elas dizem que a quantidade enorme de reuniões de que participam não as deixam trabalhar de verdade, ou pior, elas tentam fazer diversas coisas ao mesmo tempo, inclusive outros trabalhos durante reuniões. Sem focar na facilitação, os participantes muitas vezes chegam despreparados para a reunião, e seus objetivos e funções não ficam claros. Se a reunião não tiver clareza, os participantes não vão interagir o suficiente para obter soluções reais e ninguém saberá como seguir em frente.

Mas existe uma solução: a maioria dos problemas das reuniões pode ser resolvida ao "facilitar reuniões", e não apenas "controlá-las". Para realizar reuniões mais produtivas, é importante entender essa diferença.

A diferença entre controlar e facilitar uma reunião

Ao controlar uma reunião, muitas vezes a sua única preocupação é delegar. Você adota uma abordagem de cima para baixo, fala o tempo todo, dá comandos e rapidamente passa pelos tópicos da programação. 

Ao ser facilitador de uma reunião, você se torna o realizador de um processo neutro. Você orienta o processo colaborativo, mas não é necessariamente o principal tomador de decisões. Em vez disso, você convida os participantes a colaborarem no processo de tomada de decisão para obter um resultado mais integral e aprimorado. Facilitadores têm a função de juntar as partes certas, envolver os participantes e fornecer as informações apropriadas para gerar debates bem informados. Resumindo, o facilitador permite que o grupo gere ideias da melhor forma possível.

As diferenças entre controlar e facilitar uma reunião tornam-se mais aparentes ao tratá-las em termos de perspectivas, ações e arquétipos. Por exemplo, o controle de uma reunião pode incluir:

• Perspectiva: um foco interno em suas necessidades visando o sucesso do projeto, um forte apelo para seguir um determinado ritmo e prazo, e um senso de obrigação de conduzir a equipe para obter o resultado certo. 
• Ações: falar apenas o básico na reunião, cumprir protocolos básicos (o convite para a reunião, a programação, os itens de ação) sem entusiasmo, ditar a estrutura e os resultados.
• Arquétipos: ditadores e imperadores.

Agora, como facilitador de reuniões, seu foco é preparar o encontro. Por exemplo, dedique um tempo para criar um convite bem elaborado para a reunião, explicando o propósito e as metas. Você também pode fazer uma programação da reunião baseada em perguntas para deixar os participantes à vontade para interagirem e tomarem a frente do encontro. Reuniões de facilitadores geralmente seguem o seguinte:

• Perspectiva: humildade, liderança colaborativa, aprimoramento das capacidades cognitivas da equipe.
• Ações: preparar não só você, mas a equipe toda; e adotar uma abordagem inclusiva de resolução de problemas ouvindo a opinião de todos, tendo curiosidade, interagindo com os participantes, estabelecendo um senso de responsabilização na equipe e criando um espaço de confiança e colaboração. 
• Arquétipos: líderes e pensadores (ex.: Abraham Lincoln e Sócrates)

Práticas recomendadas para a facilitação de reuniões

A facilitação de reuniões é mais uma abordagem do que um processo específico, portanto, seus passos podem variar de acordo com a forma como sua equipe trabalha. Veja abaixo alguns passos iniciais que você pode seguir como facilitador de reuniões para ajudar sua equipe a aproveitar o tempo que ela passa junta ao máximo:

Trabalhe com o organizador da reunião para identificar os objetivos com antecedência

Normalmente, o organizador da reunião é quem solicitou o encontro, e isso não necessariamente significa que ele/ela é o facilitador. Organizadores de reuniões são os mais impactados pela reunião, e eles geralmente querem comunicar uma mensagem específica. Por exemplo, em uma reunião geral de seu departamento, o diretor do departamento provavelmente é o organizador. Como facilitador, trabalhe junto com o organizador para entender quais são as metas para descobrir se será necessário preparar a equipe com antecedência.

Facilitadores de reuniões não devem se preocupar com os resultados da reunião — o objetivo é criar um espaço para a equipe atingir as metas propostas. Se o objetivo da reunião for dar o pontapé inicial em um projeto, o líder do projeto provavelmente será o facilitador da reunião.

Convide as pessoas certas para a reunião

A menos que você conheça bem sua equipe e as partes interessadas, este passo pode ser um pouco complexo. Recomendamos estar familiarizado com os principais objetivos do organizador da reunião, e use esses objetivos para descobrir quem poderá contribuir com soluções ou com o aprofundamento da conversa. Pessoas que poderão dar as respostas certas para algumas das possíveis perguntas são as que precisam participar da reunião.

Ajude os participantes a se prepararem para a reunião com antecedência

É muito mais provável que os participantes interajam e se envolvam com a reunião se tiverem tempo para analisar a programação e descobrir como poderão contribuir. Antes da reunião, forneça aos participantes mais contexto — algo além do assunto do convite. Pode ser um declaração de propósito, a própria programação ou materiais de apoio.

Recomendamos anexar essas informações ao convite para as pessoas poderem acessá-las rapidamente. Por exemplo, o convite para uma reunião de pontapé inicial pode incluir uma declaração de propósito como: "Lançar nossa iniciativa com uma visão, direção, funções e normas, e com total comprometimento do grupo". 

Crie uma programação baseada em perguntas que incentive a participação e responsabilização pela reunião

Um dos maiores benefícios de ser um facilitador é que, como entidade neutra, você pode abordar preocupações ou oportunidades na forma de perguntas. Fazer perguntas com sensatez pode amenizar assuntos controversos e deixá-los mais acessíveis, o que ajuda a os participantes a ficarem mais à vontade para oferecerem suas opiniões. 

Por exemplo, um item típico de programações, como "Discutir plano estratégico", é uma pergunta abrangente demais para um participante responder corretamente. Portanto, recomendamos substituí-lo por perguntas que ajudam a chegar ao resultado desejado e deixam o tópico mais acessível e aberto ao diálogo. Em vez de “Discutir plano estratégico”, tente usar perguntas como: "Quais são as grandes ameaças no mercado que exigem a nossa atenção? Como poderiam nos afetar e o que podemos fazer para antecipá-las?" 

Comece a reunião falando sobre por que ela é importante e os benefícios que trará para os participantes

Mesmo com todos preparados para participar, as pessoas muitas vezes chegam às reuniões carregando todo a carga de um dia de trabalho com elas. Uma das primeiras medidas a tomar no começo da reunião deve ser de ajudar todos a focarem no objetivo principal, e comunicar o que você espera atingir até o final dela. Falar sobre a importância e os benefícios da reunião ajuda a equipe a focar e aumenta a participação de todos.

Iniciar reuniões dessa forma resume o propósito, os resultados, os benefícios da participação, a forma como todos podem ajudar e as funções e responsabilidades dos envolvidos. Conforme aumenta sua experiência com a facilitação, você desenvolverá um estilo próprio, mas fique à vontade para usar o roteiro abaixo como ponto de partida:

• "Bom dia e bem-vindos! O objetivo desta reunião é identificar e adotar as mudanças que eliminarão os problemas que estão criando obstáculos em nosso fluxo de trabalho diário. Agora é o momento de investigar esse assunto e determinar quais problemas devemos priorizar, e como. Portanto, o principal objetivo desta reunião é elaborar um plano das nossas ações. Em alguns instantes, vamos pedir sua opinião sobre os outros resultados que precisamos atingir. Mas primeiro, vamos falar um pouco sobre logística. Vamos trabalhar juntos, tanto aqui em grupo quanto em equipes menores. Vou mostrar algumas novas técnicas que deixarão tudo mais divertido. Vou facilitar o trabalho em grupo, mas seria ótimo contar com sua ajuda para descrever os resultados durante os trabalhos em grupo menores. Tudo bem para vocês?"

Crie oportunidades para aumentar a participação de todos

Um dos principais objetivos da facilitação é extrair ideias e respostas dos membros da equipe para aumentar a participação e aprimorar os resultados. Se você apenas ler uma lista de itens da programação, as pessoas provavelmente não vão expor suas opiniões e vão simplesmente seguir o direcionamento. Mas ao perguntar o que pensam sobre um determinado assunto, os participantes serão incentivados a pensar e falar por conta própria. 

Uma lousa on-line ajuda a estimular um diálogo por meio de recursos visuais envolventes, e também a identificar pontos de partida e extrair opiniões honestas da equipe. Evite fazer generalizações e, periodicamente, pergunte se todos estão conseguindo acompanhar e se alguém quer acrescentar algo.

Flexibilize a programação e os objetivos para abrir espaço para novas ideias e diálogos aprimorados 

Embora seja natural planejar cada reunião minuciosamente, deixe espaço para o inesperado. Parte do objetivo da facilitação é conversar sobre problemas ou oportunidades imprevistos, portanto, poderão ocorrer algumas surpresas durante a reunião. 

Em vez de programar exatamente o necessário, planeje o suficiente para manter um bom andamento da conversa. Durante a reunião, fique atento aos acontecimentos do momento para que possa agir rapidamente.

Acompanhamento

Por fim, após a reunião, faça um acompanhamento com os organizadores e participantes. A reunião pode ter ótimos resultados, mas de nada valerá se não houver um acompanhamento apropriado para garantir sua execução. Depois da reunião, envie notas que esclareçam as conclusões obtidas, estabeleçam os próximos passos e identifiquem quem será responsável por cada um. Essas notas ajudam a esclarecer e alinhar todos sobre as conclusões e os próximos passos a serem dados. As notas também servem como uma prova de que a reunião obteve resultados e progressos.